Manual Dataprius 9.2

Para comenzar con Dataprius tan solo deberá descargar e instalar la aplicación en su ordenador.

Solo le llevará un minuto.
La aplicación siempre está disponible en Descargas. Tras instalarla podrá crear una cuenta gratis para probar.

Tras rellenar el sencillo formulario, su cuenta estará creada y recibirá un email de confirmación.

Una vez que tenga su cuenta en Dataprius, podrá instalar la aplicación en tantos ordenadores como necesite.

Con sus claves accederá de la misma forma desde cualquier lugar. Los archivos y carpetas están siempre allí, están en Cloud, desde el Escritorio, desde Android, desde IOS y desde la web.

El escritorio Dataprius

Están presentes los iconos con la principales funcionalidades. También es el lugar dónde podrá crear accesos directos a los archivos y carpetas más usados.

Las Carpetas en Cloud

Es una interfaz al estilo Windows para el manejo de carpetas y archivos.

Dataprius es el único sistema en la Nube que le permite manejar archivos y carpetas al estilo de un sistema operativo. Permite todas las operaciones con carpetas y archivos como: copiar, pegar, arrastrar y soltar.

Puede comenzar copiando archivos o carpetas desde su ordenador y pegar directamente en Dataprius.

Use el botón derecho del ratón. 
Haga click con el botón derecho del ratón en la zona izquierda o derecha de la ventana, aparecerá el menú de opciones.

Es una interfaz al estilo Windows para el manejo de carpetas y archivos.

Dataprius es el único sistema en la Nube que le permite manejar archivos y carpetas al estilo de un sistema operativo. Permite todas las operaciones con carpetas y archivos como: copiar, pegar, arrastrar y soltar.

Puede comenzar copiando archivos o carpetas desde su ordenador y pegar directamente en Dataprius.

Use el botón derecho del ratón. 
Haga click con el botón derecho del ratón en la zona izquierda o derecha de la ventana, aparecerá el menú de opciones.

Como se podrá comprobar, en esta zona es dónde se desarrolla la mayor parte del trabajo con archivos y carpetas. La mayoría de las opciones están disponibles.

• Creación y modificación de carpetas
• Creación y modificación de archivos.
• Subidas y descargas de carpetas y archivos.
• Asignar permisos de acceso para compartir con otros usuarios, tanto si pertenecen a la empresa u organización como si son externos, denominados Usuarios Web.
• Enviar archivos y carpetas por email mediante enlaces tradicionales.
• Edición directa de cualquier tipo de archivo haciendo doble click sobre el fichero.
• Edición online si no se tiene instalado software de Office.
• Conversión de cualquier tipo de archivo a otros formatos.
• Firma con certificado digital de documentos PDF.
• Autocopias. Son backups de los archivos que el sistema crea automáticamente.
• Historiales de uso de los archivos y carpetas.
• Apertura de carpetas en diferentes ventanas para reorganizar.
• Búsqueda rápida de archivos y carpetas.
• Creación de localizadores, para acceder y compartir archivos de forma fácil y rápida.

Dataprius es como una ventana de Windows pero en la Nube.

Acceda a Carpetas en Cloud desde el Escritorio Dataprius. 

La ventana Carpetas en Cloud es el navegador de archivos almacenados en la nube.
Es un explorador de archivos al estilo Windows.

Hay tres formas de subir y descargar los archivos y carpetas:

• Haciendo click con el botón derecho del ratón. Aparece el menú de opciones.
• Arrastrando y soltando desde su ordenador hacia o desde una ventana de carpetas.
• Copiar y pegar desde o hacia Windows.

Para subir los archivos puede hacer una selección de archivos en su Windows.

Puede subir desde unos cuantos archivos o miles de ellos.
Los archivos no se duplican ni se crean conflictos. En caso de existir un archivo con el mismo nombre el sistema determina cuál es el más reciente.

Puede seguir trabajando con el resto de carpetas y archivos mientras los archivos se suben o descargan.

Criterios Generales

Subiendo archivos o carpetas

Cuando se suben archivos o carpetas entran en una cola de proceso. En la ventana podremos cancelar o detener los procesos.

La velocidad de subida de archivos es la máxima que proporcione su conexión a Internet en ese momento. Tenga en cuenta que Dataprius envía los archivos de forma cifrada, eso puede retardar un poco los envíos.

Recuerde que puede continuar trabajando en otros archivos o carpetas mientras se suben los contenidos.

Descargando archivos o carpetas

Cuando se descargan archivos o carpetas entran también en una cola de proceso. Podemos ver el progreso de las descargas haciendo click en el icono inferior. En la ventana podremos cancelar o detener los procesos.

Hay cuatro tipos de Usuarios en Dataprius. Los permisos dependen de cada tipo.

Usuarios compañeros

Los compañeros son aquellos miembros de la empresa u organización.
Son las personas que pertenecen al la red interna de la la empresa.

Con la aplicación instalada en su ordenador pueden trabajar directamente con los archivos y carpetas.  Deben tener permisos sobre sus carpetas. Acceden también mediante la Web y los dispositivos móviles.

Nota: Si una carpeta no tiene permisos para nadie no será vista por ningún compañero ni en la aplicación ni en la web.

Usuarios Web

Se trata de personal externo a la empresa u organización con el que se comparte archivos o información.

Tienen el menor nivel de privilegios en el sistema. Normalmente acceden solo desde la Web o desde sus dispositivos móviles aunque pueden instalar la aplicación de escritorio.

Pueden leer  y descargar los archivos que les son permitidos. Pueden enviar archivos a través de la web. En la mayoría de los casos son Clientes de la empresa.

Administradores

Tienen el mayor nivel de privilegios. Tienen permisos para todo.

Puede acceder a todas las carpetas del sistema, modificar su estructura y otorgar permisos.
Es el que gestiona los Backups y borrados definitivos de la Papelera de Reciclaje.
Pueden dar de baja o de alta a cualquier usuario. También puede activar o desactivar herramientas opcionales.

Usuario Técnico

Tiene permisos para todo de forma similar a un Administrador.

Se trata de un perfil técnico encargado de configuraciones del sistema.

Puede ser creado o borrado por un Administrador normal con el fin de delegar actividades como la gestión de usuarios, permisos, backups, papelera, etc.

Consideraciones sobre los tipos de usuarios

Los usuarios están segmentados en estos tres tipos para evitar confusiones y mejorar el control de lo que se comparte.

Al contrario que otros sistemas, como medida de seguridad, Dataprius no permite que los Usuarios Web puedan modificar la estructura organizada de carpetas de la empresa.

Ninguna empresa debe exponer su estructura a modificaciones por parte de personas ajenas con las que se comparten archivos.

Los archivos enviados por los Usuarios Web o Clientes irán a la ventana de Archivos recibidos desde la Web. Ver sección «Archivos recibidos desde la Web«.

Gestión de usuarios compañeros

Se dispone de un panel de gestión de los usuarios tipo Compañeros.

Todo lo relacionado con la gestión de los usuario compañeros se puede realizar desde este panel:

• Altas, modificaciones y bajas de los compañeros.
• Modificar el tipo de usuario.
• Establecer caducidad de su claves de acceso.
• Establecer direcciones IP desde las que puede conectarse.
• Determinar si es visible para el resto de usuarios.
• Consultar sus historiales de acciones.
• Establecer sus permisos sobre las carpetas.

Permisos sobre carpetas de los usuarios

Una vez seleccionado un usuario, podremos ver sus permisos, sus «Carpetas permitidas«.

En esta ventana de permisos podremos ver todas las carpetas permitidas y prohibidas para un usuario. Con un solo click establecemos carpetas sobre las que otorgar o denegar permisos. Las carpetas permitidas aparecen en color verde.

Propagar permisos a subcarpetas: Si está marcada esta casilla, los permisos se propagan por las carpetas interiores.

Mostrar solo las permitidas

Es una función muy útil para comprobar de un solo vistazo las carpetas que un usuario tiene permitidas.

Es normal que dentro del árbol de carpetas se concedan permisos internos. Esta carpetas internas serán carpetas raíces para el usuario en cuestión, pero para un administrador o gestor le será imprescindible para ver a qué accede otro compañero.

Definir si el usuario puede permitir carpeta

Se marca para definir si el usuario pueden permitir acceso a la carpeta a otros usuarios.

Un Administrador o un usuario técnico gestiona fácilmente qué otros usuarios tienen capacidad para permitir sobre una determinada carpeta.

Gestionar los permisos sobre las carpetas de la empresa se convierte en una labor sencilla.

Autentificación doble factor (2FA).

Dataprius dispone de 2 tipos de autentificación doble factor:

• Autenticación doble factor mediante envío de código por email.
• Autenticación doble factor mediante código de aplicación Authenticator.

Visibilidad de los usuarios.

Podemos definir si un usuario puede ver a otros dentro de la misma cuenta.

Caducidad de la contraseña

Permite definir para cada usuario, cada cuanto tiempo debe cambiar la contraseña. Puede ser Nunca, Trimestral, Semestral, Anual o una fecha concreta.

Cuando la clave caduque, el usuario se verá forzado a cambiarla al entrar al sistema.

Restricción de usuarios por IP

Para empresas que necesiten restricciones de IP de usuarios, se puede definir también una o varias IPs desde donde un usuario podría conectarse.

Gestión de usuarios web

Se dispone de un panel de gestión de los Usuarios Web.

Normalmente los Usuarios Web corresponden a clientes de la empresa. Dependiendo del sector de la empresa u organización que usa Dataprius podríamos hablar de: clientes, pacientes, alumnos, proveedores, etc.

Los menús y botones son equivalentes a los de los usuarios compañeros. Se podrán dar de alta, bajas, editar, gestionar sus permisos de acceso y visibilidad.

Importación y exportación de usuarios Usuarios Web (CSV)

Se dispone también de la funcionalidad de importar o exportar sus clientes o usuarios web mediante el botón de Importar si los tiene en un archivo en formato CSV.

Los permisos en Dataprius son muy sencillos de gestionar. Hay que tener en cuenta las siguientes reglas básicas:

• Si un usuario no tiene permisos no podrá ver las carpetas.
  
• Cuando se crea una carpeta, nadie excepto el Administrador tendrá permisos. Hay que conceder permisos siempre salvo que se definan Permisos por defecto en la zona de configuración.
  
• Los permisos se otorgan o deniegan sobre carpetas. No hay complejidades innecesarias.

Según la opinión de nuestros clientes, el sistema de permisos de Dataprius es muy práctico y sencillo.

Un sistema de permisos que permita su fácil gestión es imprescindible para un sistema en la Nube de empresa.

Permisos y compartir carpetas

Para conceder permisos de acceso a una carpeta. Para cualquier tipo de Usuario. Bastará con hacer click (con el botón derecho) sobre la carpeta y seleccionar la opción «Compartir carpeta».

Otra forma más rápida es pulsar los botones de la zona derecha.

Veremos los usuarios que tiene el Acceso Permitido o no.

El Administrador de la cuenta también podrá decidir si determinados usuarios tendrán el derecho a poder permitir. Esto se muestra en la columna de «Puede permitir».

Sobre los usuarios web

Se aplican los mismos criterios. Se dispone de un panel similar.

La diferencia con los Usuarios Web es que podemos:

• Otorgar permiso de Edición sobre los archivos de Office de la carpeta compartida. El usuario al entrar por la web del sistema podrá editar online archivos de Office.
• Podemos definir si el usuario puede descargar archivos o no.

Altas automáticas de Usuarios Web

Para evitar tener que dar de alta usuarios cuando se envían carpetas o archivos por email, el sistema lo hace por nosotros.

La primera vez que enviemos un email a un usuario o cliente el sistema creará automáticamente ese usuario.

Esto permite trabajar con fluidez sabiendo que si ya hemos enviado un email a un usuario este ya estará registrado en el sistema, posteriormente podremos modificar sus datos y cambiar sus claves, el sistema le habrá asignado una clave automáticamente.

Quitar el acceso a un usuario de forma radical

En ocasiones puede ser necesario que un usuario no siga teniendo acceso al sistema, para ello hay dos soluciones rápidas:

• Eliminar el usuario. Aunque se elimine, sus registros de historial y sus carpetas quedan intactas.
• Cambiar la dirección de email de ese usuario. No podrá acceder ni recuperar sus claves.

Desde el menú de usuarios se abre la ventana de los Usuarios Web.

Sobre la ventana de Usuarios Web podemos gestionar todo lo relativo a sus datos y además:

• Establecer sus Carpetas Compartidas.
• Acceder a su Historial de acciones sobre los archivos y carpetas del sistema.
• Acceder a su web para comprobar que visualización tiene de carpetas y archivos compartidos.
• Enviar invitación.
• Acceder los correos que le han sido enviados.
• Enviar un enlace de solicitud de archivos.

Importar usuarios desde archivo Excel o CSV

Podemos importar gran cantidad de usuarios. El sistema los dará de alta de forma automática y les asignará sus claves de acceso. Igualmente se dispone de la opción de exportación de los usuarios y presentes en el sistema.

Carpetas Compartidas del Usuario Web

Esta ventana nos permite visualizar y modificar los permisos sobre las carpetas que tiene el usuario. Cuando una carpeta está permitida para el usuario podremos otorgar o denegar:

• Editar (Significa que el usuario podrá editar archivos de Office online.)
• Descarga (Significa que podrá descargar archivos de esa carpeta)

Archivos recibidos desde la web

Esta es la ventana que nos muestra los archivos enviados por los Usuarios Web, es la bandeja de entrada de los archivos recibidos. La ventana se abre desde el menú de usuarios o desde la caja de notificaciones de archivos recibidos.

La gestión de los archivos recibidos nos permite verificar los ficheros antes de copiarlos a la estructura de carpetas. Dataprius procura mantener la integridad de la estructura de carpetas de la empresa.

Por esta razón no permite que los Usuarios Web modifiquen o borren carpetas. Cuando los usuarios suben los archivos, estos llegan a la Bandeja de Entrada, de esta forma podremos supervisarlos y enviarlos a las carpetas que correspondan.

Panel de Acciones Predefinidas

Se trata de ejecutar acciones sobre todos los Usuarios Web. Por el momento se dispone de dos acciones:

• Enviar invitación a todos los usuarios.
• Crear carpetas para todos los usuarios.

Estas acciones son especialmente útiles cuando se han importado gran cantidad de Usuarios Web.

Grupos

Es muy sencillo gestionar Grupos. Como en cualquier otro sistema, los grupos se utilizan para facilitar las gestión de aquellos usuarios clasificados por algún criterio.

Los grupos se utilizan para:

• Organizar los usuarios presentes en el sistema y facilitar la gestión.
• Otorgar permisos sobre las carpetas
• En envío de correos.
• En los Metaenlaces, para el envío y gestión de la de la información compartida.

En cualquier momento y de forma sencilla podemos modificar los usuarios de un Grupo.

No entramos en otros detalles del Menú de usuarios por ser de sencilla comprensión y uso:

• Conectados. Podemos visualizar todos los usuarios compañeros conectados al sistema.
• Actividad: Nos muestra un resumen de la actividad de los usuarios compañeros.
• Página Web del sistema. Podemos abrir en un navegador la web de nuestra cuenta Dataprius.
• Metaenlaces. Los describimos en otra sección del Manual.

Dataprius es un escritorio en la Nube. Como tal permite trabajar directamente con los archivos que están en Cloud.

Abrir y editar archivos

Tan sencillo como hacer doble click con el ratón, igual que en cualquier sistema operativo. Dataprius abre y permite editar cualquier tipo de archivo.

Lo único que se necesita es tener instalado en el ordenador el programa que abre ese archivo. Si el archivo es un Word, entonces solo necesitaremos tener instalado Word o LibreOffice.

En Dataprius se puede hacer uso también de la Edición online.
Se pueden editar archivos Word, Excel, Powerpoint y sus versiones de Open Office o LibreOffice. 

La edición online está disponible en la aplicación de escritorio y en la web. Basta hacer click con el botón derecho del ratón sobre le archivo y seleccionar Edición Online.

Cuando guarde el archivo, el programa se encargará de subirlo automáticamente a la Nube. La transferencia se realiza de forma cifrada y comprimida.

Autocopias de archivo

Llamamos  Autocopias a las copias automáticas que hace el sistema cuando se trabaja directamente con los archivos de la Nube.

Es un  botón que aparece en la aplicación cuando tenemos seleccionado algún archivo.

Las copias se hacen a intervalos de 30 minutos. La utilidad de las  Autocopias es muy valorada.

• Se trata de poder volver a  una versión anterior del archivo, es decir una versión antes de haber efectuado los cambios. Ofrece la seguridad de trabajar con los archivos teniendo un respaldo en caso de fallo del ordenador o fallo humano.
  
• Para descargar una Autocopia basta con hacer click sobre el archivo. Todas las autocopias indican la fecha y el autor de los cambios.

Crear un archivo nuevo

Puede crear archivos nuevos de forma similar a Windows. Haciendo click con el botón derecho del ratón aparecerá la opción de crear archivo. Puede agregar a la lista aquellos tipos de archivo más frecuentemente usados.

Operaciones con archivos y carpetas

Se pueden hacer todas las funciones básicas entre archivos y carpetas. Desde borrar carpetas, renombrarlas, copiarlas o moverlas. De igual forma, con los archivos se pueden hacer las mismas acciones.

Para enviar archivos e incluso carpetas por email basta con seleccionar los elementos y hacer click con el botón derecho del ratón.

Personalización de los emails con logotipo de la empresa

Recordar que para todas las cuentas de pago se personalizan los correos con los logotipos y textos de la empresa.

La personalización la lleva a cabo el personal de Dataprius, nunca la pueden hacer los usuarios, esto garantiza que nadie pueda suplantar la imagen de la empresa.

El personal de Dataprius siempre verifica la identidad de una empresa cuando contrata una cuenta. Nadie recibe nunca un email del sistema de Dataprius que haya podido ser suplantado, es garantía de autenticidad.

Ejemplos: https://dataprius.com/dataprius-personalizacion-con-logotipos-empresa.html

Ventajas del envío de archivos por email

• El envío es muy rápido y puede realizarlo para múltiples usuarios de su cuenta.
• Permite enviar archivos de gran tamaño en un instante. Los archivos viajan como enlaces.
• Los emails son seguros porque requieren que el receptor entre mediante conexión segura SSL para descargar el archivo.
• Recibirá un acuse de recibo real sin que el receptor tenga opción a que no se envíe.
• Sus archivos no viajan por internet ni se depositan en ningún lugar. Es el receptor el que debe descargarlos de Dataprius.
• Quedará constancia de las acciones realizadas por el receptor. Visualización o descarga de los archivos.
• Cumple con la normas de Privacidad y Protección de datos LOPD y RGPD. Incluso si el receptor usa una correo anónimo y gratuito como Gmail para acceder al archivo tendrá que descargarlo desde una conexión cifrada y controlada desde Dataprius.

Ventajas en la empresa

Envío de email a usuarios registrados

Cuando se selecciona la opción de Compañeros, Usuarios web o Grupos se muestra la ventana que nos permite componer el email y seleccionar los usuarios destino.

Por motivos de control y normas de seguridad los destinatarios introducidos se agregarán automáticamente a la lista de usuarios web del sistema. Ningún usuario que accede con los archivos del sistema puede ser anónimo. El sistema en este caso los registra automáticamente.

Pulsando en la Vista Previa podemos ver cómo llegarían los emails con enlaces adjuntos:

Configurar Email

Desde la Vista Previa, al pulsar en Configurar. En la ventana de configuración puede modificar o introducir el texto RGPD o de protección de datos.

Plantillas de Email

Se pueden guardar plantillas de emails redactados para usarlos posteriormente. Solo hay que pulsar el botón de Guardar Plantilla.
Para cargar una plantilla solo hay que pulsar le botón superior de plantillas. Aparecerá una ventana como esta:

Panel de control de correos enviados

El botón de Correos Enviados nos muestra la ventana que nos permite supervisar los emails que han salido del sistema. Además puede comprobarse si los destinatarios han accedido o no.

Sugerencias

El envío de emails es una de las herramientas más potentes y útiles del sistema.

Le sugerimos que haga pruebas enviándose emails a su propia dirección de correo, así podrá comprobar cómo se reciben y familiarizarse con su funcionamiento.

El envío de emails con Dataprius le garantiza la privacidad porque sus documentos no serán enviados a correos de dudosa reputación y sus archivos no viajarán con un destino incierto.

Al igual que en cualquier sistema operativo, Dataprius dispone de una Papelera de Reciclaje.

• El borrado definitivo de la Papelera sólo puede ser realizado por un Administrador de la cuenta.
  
• El resto de usuarios pueden restaurar de la papelera en cualquier momento pero jamás podrán borrar realmente. Este mecanismo evita borrados por error de los archivos de la empresa.
  
• Haciendo click sobre una archivo o carpeta de la papelera podremos restaurarlo.
  
• También podemos seleccionar múltiples elementos manteniendo pulsada la tecla Ctrl, Mayúsculas o la de flecha arriba y haciendo click con el ratón, entonces hacemos una selección al estilo de Windows. Cuando se han seleccionado múltiples elementos basta con hacer click con el botón derecho del ratón.

Consideraciones al restaurar archivos

La restauración de archivos o carpetas nunca sobre-escribe los elementos existentes, nunca crea conflictos. 
Si existe una carpeta o archivo con el mismo nombre, el sistema restaura el archivo o carpeta asignándole un nombre que permita identificarlo.

Se puede restaurar con tranquilidad si temor a conflictos o pérdida de archivos.

La búsqueda de archivos y carpetas es sencilla y muy rápida.
Haciendo click en el botón Búsqueda se abre el panel que nos permite realizarlas.

Bastará con poner el texto de búsqueda para que en una fracción de segundo el sistema nos muestre las coincidencias.

Una vez realizada la búsqueda.

Haciendo click sobre un archivo, se muestra un menún con las opciones:

• Abrir (Abre el archivo para poder editarlo)
• Mostrar en su carpeta (Se abre el navegador de archivos y carpetas mostrando la carpeta en la que se encuentra el fichero)
• Abrir en nueva ventana (Muestra una ventana con la carpeta y los contenidos dónde reside el archivo)
• Descargar
• Etiquetas. (Nos permite modificar las etiquetas asignadas al archivo)

Opciones de búsqueda

Se muestran en la parte superior del panel de búsqueda.

Podemos condicionar la búsqueda:

• Por Nombres (Buscando coincidencias en los nombres de los archivos o carpetas)
• Por texto en archivos (Si se tiene habilitada la indexación se buscan archivos que contienen el texto)
• Mostrando Carpetas (Muestra carpetas que coinciden con el texto)
• Por etiquetas (Si las etiquetas de los archivos coinciden con el texto buscado)
• Orden (Mostrar resultados organizados por orden alfabético, fechas más recientes o menos recientes)
• En carpeta (Sobre una carpeta en concreto o todas las del sistema)

Indexación. Búsqueda por contenido interno

Dataprius también permite realizar búsquedas por texto interno de los archivos.

Esta característica solo está disponible para las cuentas de pago y es necesario solicitarla a nuestro departamento técnico.

Se llama indexación porque a nivel interno el sistema recopila y organiza índices con el texto extraído de los archivos. Es a nivel interno dónde el buscador mantiene una relación entre las palabras del índice y los archivos que contienen esas palabras.

Todas las cuentas Dataprius disponen de acceso Web y App Android e iOS.

El acceso web de cada cuenta está disponible desde la dirección tipo:
https://dataprius.net/<nombre>.
Este nombre se puede definir en la aplicación cuando le damos nombre a nuestro Servidor Dataprius.

Normalmente los usuarios de nuestra cuenta entrarán a la web:

• Cuando enviamos una invitación desde la aplicación.
• Mediante enlace que la empresa ha colocado en su web corporativa.
• Mediante enlaces de correos de acceso a archivos o carpetas compartidas.
• Otros tipos de enlaces generados en la aplicación.

Dirección de la Web

Cuando comenzamos a usar Dataprius el programa nos solicitará el nombre que queremos asignar a nuestro servidor.

Para los clientes de pago además se tiene la posibilidad de personalización. Se incluye su logotipo dando imagen de acceso a la intranet privada web.

Desde la propia aplicación de escritorio se puede entrar en la web.

Características de la web

Todos los usuarios de su cuenta Dataprius tienen acceso a la web, por supuesto con las limitaciones que se impongan según sus permisos de acceso a carpetas.

Como la Aplicación Web puede ser personalizada con los logotipos de la empresa, es ampliamente usada para proporcionar acceso a los documentos a los clientes de la empresa.

También las empresas que usan Dataprius, suelen colocar un enlace a esta web desde su sitio web corporativo.

La Aplicación Web destaca por:

• Su simplicidad y sencillez de uso.
• Velocidad de carga de las carpetas y los archivos.

Principales características

• Responsive para todo tipo de dispositivos móviles.
• Navegación rápida por carpetas y archivos. Tecnología propia Fastview.
• Búsqueda de archivos.
• Visualizador de documentos.
• Navegador de imágenes.
• Descarga de varios archivos seleccionados en formato Zip.

Funcionalidades accediendo como Usuario Compañero

• Subida o envío de archivos a las carpetas.
• Operaciones básicas de carpetas: crear carpeta, renombrar, borrar.
• Operaciones básicas con archivos, crear archivo, renombrar, borrar.
• Envío de emails a varios usuarios, a direcciones y con archivos adjuntos.
• Creación y edición de archivos de Word, Excel y Powerpoint. Además de formatos de LibreOffice y OpenOffice.
• Búsqueda de archivos
• Navegador de imágenes

Funcionalidades accediendo como Usuario Web

• Navegación y descarga de archivos.
• Búsqueda de archivos.
• Envío o subida de archivos hacia la Bandeja de Entrada.
  (Si está habilitado)
• Envío o subida de archivos sobre carpetas.
  (Si está habilitado)
• Creación y edición de archivos de Word, Excel y Powerpoint. (Si está habilitado)

Personalización de la web

Todas las cuentas de pago cuentan con la posibilidad de personalización con el logotipo de la empresa. La personalización la realiza el personal de Dataprius por cuestiones de seguridad, no podemos permitir como ocurre con otros sistemas que se suplante la identidad de una empresa.

La aplicación de escritorio y los correos también se personalizan. Existe la posibilidad de crear aplicaciones IOS y Android específicas para las empresas.

Los discos virtuales basan su funcionamiento en la sincronización. Al final esto significa que mantienen copias de los archivos locales para cada usuario, los archivos andan copiados en multitud de lugares, mientras más copias más posibilidades de conflictos o de que esos archivos sean infectados por virus.

El bloqueo evita los conflictos y las sobreescrituras

Para abrir y editar un archivo basta con hacer doble click sobre el fichero.
Notar que junto al nombre del archivo aparece información de su última modificación y del usuario que la realizó.

El sistema controla en tiempo real si hay compañeros que mantienen archivos abiertos o los están modificando.

Si un compañero está usando el archivo, entonces al hacer doble click  para abrirlo veremos el siguiente mensaje:

Esto significa que el usuario tiene el archivo bloqueado. Este mecanismo de bloqueo evita los conflictos con el archivo. Dos usuarios al mismo tiempo no pueden modificar el mismo documento.

Abrir el archivo para solo lectura

Por supuesto, aunque un compañero tenga abierto el archivo y lo esté editando, nosotros podremos abrirlo para lectura.

En Dataprius se pueden abrir varias ventanas de carpetas.

En cualquier sistema operativo es habitual tener abiertas ventanas de carpetas para organizar los contenidos.

Se pueden copiar archivos y carpetas entre ventanas y en definitiva realizar todas las operaciones básicas para organizar nuestros documentos.

Abrir una ventana para una carpeta

En la barra superior de Carpetas en Cloud siempre tenemos la opción de Abrir nueva ventana.
Esta nos permite abrir una nueva ventana de navegación de esa carpeta.

La nueva ventana muestra la carpeta y todos sus contenidos:

Operaciones entre ventanas de carpetas

Podemos abrir tantas ventanas de carpetas como sea necesario. Esto permite:

• Copiar o mover archivos entre ventanas
• Copiar o mover carpetas entre las ventanas.

El comportamiento será similar al de cualquier sistema operativo tipo Windows.

Como en cualquier sistema operativo. Se permite la creación de accesos directos a archivos y carpetas.

Para crear un acceso directo a una Carpeta.
En la ventana de Carpetas en Cloud. Hacer click con el botón derecho del ratón sobre una de las carpetas:

Seguidamente se muestra una ventana dónde podremos confirmar la creación del acceso directo en el Escritorio de la Aplicación.

A partir de ahora tendremos un icono de acceso directo a la carpeta en el escritorio:

Creando accesos directos a archivos

Se procede de la misma forma. Bastará con hacer click con el botón derecho del ratón sobre un archivo:

Cuando ya tenemos los iconos en el escritorio, podremos abrir las carpetas o los archivos haciendo doble click sobre los iconos.

¿Como eliminar un acceso directo?

En el escritorio, haciendo click con el botón derecho del ratón aparece la opción para eliminar el icono:

Consideraciones

Al ser Dataprius un sistema en la Nube, el escritorio y los iconos de cada usuario son independientes del lugar dónde se usa la aplicación.
El usuario siempre percibe su entorno de trabajo de la misma forma, allí dónde se encuentre y tenga instalada la aplicación, el la oficina, en casa o desde su portátil.

La firma incluida en Dataprius puede sustituir a cualquier software clásico de firma de documentos. Sin suponer un extra.

Dataprius usa el almacen de firmas de Windows y tal y como hacen las aplicaciones de firma de escritorio clásica, y no es necesario subir certificados ni configuraciones extraordinarias. Se firman documentos PDF que están en la Nube y se guardan directamente en la Nube no hay que salir del entorno.

Firmando un documento

Debemos hacer click con el botón derecho sobre el documento y seleccionar la opción de “firmar documento PDF”.

Selección del certificado con el que vamos a firmar

Una vez hemos hecho click en “Firmar documento PDF”, la primera pantalla que nos aparece es la de selección del certificado con el que queremos firmar.

Posición e imagen de la firma.

Una vez seleccionado el certificado con el que vamos a firmar, es hora de indicar la posición donde queremos que se ubique la firma en cuestión.

Podemos indicar si queremos firmar en la primera página, en la última, o en la página nº “X”, pero si hacemos click en el botón de “posicionar”, podremos indicar manualmente la ubicación exacta en la que queremos firmar digitalmente el documento.

Firmar documento

Cuando hemos colocado manualmente el recuadro para la firma digital, sólo queda cerrar la pantalla de posicionamiento de firma, y hacer click en “firmar archivo”.

Una vez lo firmemos, el documento original, no se verá modificado, sino que aparecerá un nuevo PDF que se llamará igual al anterior con el añadido de “-firmado”.

La aplicación de escritorio permite la conversión de archivos múltiples formatos.

Las conversiones más utilizadas son:

• Microsoft Word -> PDF
• Microsoft Excel -> PDF
• PDF -> Microsoft Word

Para convertir un fichero

Hacer click con el botón derecho del ratón sobre el fichero. En la imagen lo hacemos sobre un  PDF.

Se muestra la ventana con los posibles formatos destino para convertir el documento. Por ejemplo, podemos convertir ese PDF a Word.

Mostramos otro ejemplo en el que seleccionamos un documento de Word.

Al hacer click sobre el formato deseado comienza el proceso de conversión.

Una vez convertido el archivo aparecerá en la carpeta con el mismo nombre pero en el nuevo formato.

Dataprius dispone de un potente OCR para extraer textos de las imágenes.

En la empresa es habitual que los clientes nos envíen documentos fotografiados o escaneados en formato imagen, DNI, facturas, contratos. Con el OCR podemos extraer el texto de esas imágenes para luego usarlos con nuestras aplicaciones.

Para mostrar como funciona, tenemos la imagen de una noticia, es una foto de un artículo de prensa. Al hacer doble click sobre el archivo de la imagen se abre la ventana del Navegador de Imágenes:

Seleccionando la imagen con el botón derecho del ratón – Archivo – OCR:

La ventana muestra un botón con la funcionalidad de Extraer Texto a partir de una imagen:

Tras pulsar el botón, el sistema extrae el texto de la imagen y nos muestra el resultado.

El texto extraído de la imagen puede ser copiado desde esta ventana.

Dataprius, incorpora su propio sistema de videoconferencia en el entorno de trabajo.
La videoconferencia se incluye como herramienta integrada de la plataforma sin suponer un extra.

La videoconferencia se puede realizar con usuarios internos y externos de la plataforma. No es necesario instalar software porque tanto en PC como en dispositivos móviles funciona perfectamente en el navegador.

Funcionamiento de la Videoconferencia

La aplicación de escritorio incorpora un botón junto al del Chat.

Las salas o reuniones se identifican por un código de 4 caracteres.

Se distinguen dos modos de unirse a la videoconferencia:

• Si hemos recibido una invitación y disponemos del código de la sala.
• Si queremos crear una nueva sala e invitar a otros usuarios.

Iniciar Videoconferencia

Podemos crear una sala de Videoconferencia o un Webinar.

• Videoconferencia. Todos los asistentes hablan y son vistos por todos los demás.
• Webinar. Los asistentes le ven a usted y le escuchan. Pueden interactuar por chat.

Cuando enviemos una invitación a cualquier persona tan solo tendrá que seguir el enlace e introducir el código que le hemos adjuntado para acceder.

Desde el escritorio de la aplicación podemos activar el Chat. Para mantener conversaciones y compartir documentos con los usuarios que se encuentran conectados al sistema.

El Chat está organizado en canales y no se necesita predefinir salas o Rooms para las conversaciones.
Podemos solicitar unirnos a un Canal o enviar invitaciones al Chat en tiempo real.

Podemos cambiar de canal y sumarnos a otra conversación.

Nuestro sistema en Cloud, como cualquier sistema para empresas, permite designar carpetas de Solo Lectura.
Sobre estas no se permite que los compañeros puedan crear archivos o carpetas, serán carpetas que se utilizan para la visualización de sus contenidos.

Como veremos más adelante, la opción de convertir una carpeta de Solo Lectura está disponible desde la ventana de «Carpetas en Cloud».

Hay que tener encuenta los siguientes criterios:

• El estableciemiento de un carpeta de Solo Lectura sólo puede realizarse por usuarios Administradores o Técnicos del sistema.
• Se podrán seleccionar los usuarios a los que afecta esta configuración.

Modificando la carpeta para Solo Lectura

Para hacer esto, solo hay que señalar la carpeta y pulsar el botón de Solo Lectura.
Sobre la ventana hacer click en el botón «Hacer de Solo Lectura».

Una vez pulsado el botón la carpeta queda establecida como de Solo Lectura.
Inicialmente todos los usuarios excepto los Administradores están incluidos en la lista que se muestra de usuarios de lectura.

Podemos seleccionar usuarios de las listas y moverlos de una lista a otra con los botones de flechas.
Notar que: Los usuarios que se muestran en las listas son los que tienen permisos sobre esa carpeta.

Las carpetas de Solo Lectura desde el punto de vista de los Usuarios

Cuando una empresa está comenzando con Dataprius, siempre recomendamos a los Administradores y a los usuarios Técnicos que utilicen una cuenta de usuario de pruebas con el fin de entrar al sistema con las claves de ese usuario y probar las configuraciones.

Cuando un usuario que no sea Administrador ni Técnico navega por sus carpetas, las que le están permitidas, verá que en la parte inferior de la ventana de Carpetas en Cloud se muestra un item informando que la carpeta es de Solo Lectura.

Si el usuario intenta realizar alguna operación de Escritura, la aplicación le muestra un mensaje.

En resumen, las operaciones que no están permitidas para una carpeta de Solo Lectura son:

• Crear carpeta.
• Crear archivo.
• Borrar carpetas
• Borrar archivos.
• Subir carpetas o archivos.
• Editar archivos directamente u online.
• Mover carpetas o archivos.

Estas carpetas en la práctica solo permiten leer los contenidos. Son carpetas para la visualización. Esto se aplica a la aplicación de escritorio y las aplicaciones web o de dispositivos móviles.

Para copiar o guardar archivos en nuestro ordenador y que se suban a la Nube.

¿En qué consiste?

El programa crea una carpeta que replica el contenido de la Nube en nuestro ordenador.

A esta carpeta la llamamos «Carpeta Vinculada«. Sirve para guardar archivos desde nuestros programas y que se suban automáticamente a Dataprius.
Se parece a la clásica carpeta sincronizada de otras aplicaciones pero no lo es en absoluto.

Características de la Carpeta Vinculada

Sus características son las siguientes:

• Sincroniza todas las carpetas y archivos que están en Cloud en una carpeta de nuestro PC.
  Parecido a la sincronización.
  
  
• Los archivos no son descargados como tales.
  Los archivos son vínculos que permiten hacer doble-click  y abrirlos. Solo si estamos conectados y tenemos sesión abierta en el sistema.
  
  
• No podemos realizar operaciones que produzcan pérdidas de datos o confusiones.
  Al borrar en la Carpeta Vinculada el borrado no se hace en la Nube. Un virus o Ransomware no puede destruir los archivos, simplemente destruirá vínculos que pueden ser regenerados.
  
  
• Protege la privacidad de los archivos.
  Aunque se muestran, solo se pueden abrir si tenemos una sesión en Dataprius, es decir hemos entrado con nuestras claves y el programa está abierto.
  
  
• El muy rápido una vez se han cargado los archivos y carpetas.
  No se transfieren archivos completos, son vínculos.
  
  
• No ocupa espacio apenas.
  Tal y como hemos descrito anteriormente. Como realmente no se trata de archivos, podemos tener gran cantidad de ficheros sin que ocupen espacio en el disco duro del ordenador.

Activar la Carpeta Vinculada

Existe una Opción en la ventana.

Una vez activada la Carpeta Vinculada, se crea la carpeta en nuestro ordenador y comienza un proceso de creación de enlaces.
Dependiendo del número de archivos y no de su tamaño el proceso de creación de los vínculos tardará más o menos.

Usar la Carpeta Vinculada

La Carpeta Vinculada creada en nuestro ordenador puede abrirse desde el escritorio de Windows o desde la propia aplicación.

Podemos copiar archivos y carpetas sobre la «Vinculada» para que estos archivos se suban a Dataprius.

Es una forma muy sencilla de guardar en la Nube desde nuestro ordenador o nuestras aplicaciones. Es una sincronización segura.

• Haciendo doble click sobre un archivo podremos abrirlo.
• Cuando haya cambios en la Nube la carpeta vinculada se sincronizará automáticamente.
• Si guardamos o creamos un archivo dentro de la carpeta se subirá automáticamente.

Borrados y renombrados sobre la carpeta

En Dataprius lo que manda es la Nube. No se permite que los cambios en los ordenadores individuales corrompan la estructura de carpetas y archivos de la Nube.

El lugar central y controlado de los archivos es la aplicación. Por estas razones, los borrados de la carpeta vinculada o la operación de renombrar habrá que hacerla en la aplicación.

El programa nos avisa de esto cuando borramos en la Carpeta Vinculada, inmediatamente el programa reconstruye las carpetas y los archivos replicando su estado tal y como está en la Nube.

Diferencias frente a la sincronización tradicional

Autoflow es una herramienta de Dataprius para el seguimiento de documentos. Tanto para proyectos como para carpetas y los usuarios con los que se comparte.

Para cualquier empresa el almacenamiento en la Nube es muy últil. Ahora se trata de disponer de sencillas herramientas que permitan gestionar lo almacenado.

Motivaciones de la utilidad

Los documentos almacenados por un empresa corresponden a información relacionada con su actividad. Además existe una ámplia gama de tipos de archivos, aquellos que corresponden a diferentes tareas que se realizan en las diferentes secciones.

Existen tipos de archivos con poca información relacionada y otros que necesitan ser gestionados en contexto.
Por ejemplo:

• Una factura.
  Este es un ejemplo de archivo con un contexto de uso simple. Se sube a la Nube para compartirlo con el cliente. La información de contexto del archivo consiste en saber si el cliente ha accedido o a descargado el archivo.
  
• Un archivo de un proyecto.
  Este caso es muy diferente del anterior. El contexto de este archivo aporta información valiosa y necesaria. Almacenar proyectos en la Nube mediante carpetas, permite el uso compartido y el acceso al proyecto por parte de los miembros del equipo. Pero las interacciones de los compañeros sobre las carpetas y archivos del proyecto aportan información últil y valiosa.

En colaboración con los clientes, el equipo de desarrollo de Dataprius se propuso proporcionar una solución sencilla para empresas de diversos sectores.

Buscar un común denominador a la necesidad de seguimiento y control de aquellos archivos y carpetas que tienen información de contexto relevante. Se trata de saber qué pasa en el ciclo de vida de los archivos y carpetas, se trata de saber qué actuaciones han realizado los usuarios.

Elementos comunes en multitud de empresas y sectores

Cuando los archivos se almacenan y se comparten en la Nube, existen dos categorías de carpetas comunes en el ámbito empresarial o de organizaciones.

Los proyectos y las carpetas de usuarios o clientes.

El concepto de Proyecto es obvio, el concepto de Paneles de Usuarios se corresponde a la necesidad de controlar qué archivos se comparten con el usuario y la actividad de este sobre ellos, esto si se piensa es común en muchas empresas.

Por tanto, la información almacenada en las carpetas puede agruparse en dos categorías distintas.

• Proyectos
• Paneles de Usuarios

Proyectos Autoflow en Dataprius

A partir de las carpetas que pertenecen a un proyecto, el sistema genera una ficha con la información básica relacionada con el las mismas.

Se crea automáticamente la ficha con:

• Campo para agregar anotaciones.
• La última actividad con las carpetas y archivos del proyecto.
• Las carpetas involucradas. Permitiendo ir directamente a sus contenidos.
• Los usuarios involucrados. Podemos acceder a su información y datos.

Paneles de Usuarios Autoflow en Dataprius

Los Paneles de Usuarios consisten en la información que vincula un usuario del sistema con sus carpetas y su actividad sobre esas carpetas.

Lo que hace Autoflow es proporcionarnos un medio sencillo y práctico para reunir de un solo vistazo la información de estos usuarios. Recordemos que esos usuarios para cada sector específico serán: clientes, pacientes, alumnos o colaboradores.

A partir de un usuario, el sistema nos genera una ficha de seguimiento con los siguientes elementos:

• Un campo para agregar anotaciones.
• La actividad más reciente de usuarios sobre los archivos y carpetas.
• Las carpetas del usuario. Con localización directa a un solo click.

Resumen

Dos nuevas herramientas basadas en la sencillez y la máxima eficacia. Con un par de clicks y sin tener que meter datos a mano, tenemos una funcionalidad de gestión muy práctica que nos amplía la utilidad del solo almacenamiento sobre carpetas y archivos.

Archivos Recibidos desde la Web
Es el lugar dónde llegan los archivos que los Usuarios Web han enviado. Sus clientes le envían archivos desde esta ventana puede gestionarlos. Pueden subir archivos desde la App Web o desde sus dispositivos móviles.

• Se dispone de un icono en el escritorio para abrir la ventana de los Archivos Recibidos.
• Cuando hay nuevos archivos se muestra una notificación en la zona derecha del escritorio.

Sobre la ventana de los Archivos Recibidos, podemos examinarlos y copiarlos a sus carpetas correspondientes.
El sistema nos ofrece la facilidad de copiar estos archivos en las carpetas que compartimos con el usuario.

Consideraciones

Dataprius utiliza los «Archivos Recibidos desde la Web» teniendo en cuenta ciertos criterios.

• Los archivos son recibidos en esta Bandeja para poder ser supervisados antes de copiarlos a alguna carpeta de la empresa.
• Por defecto, los Usuarios Web no tienen permitido subir archivos directamente sobre las carpetas de la empresa. (Esto puede configurarse y que los usuarios web puedan subir directamente a sus carpetas permitidas)

En Dataprius se procura que:

• Los archivos subidos no sobreescriban los ya existentes.
• Que los usuarios externos no modifiquen las estructuras organizadas de carpetas de la empresa.
• Que los archivos no se coloquen en carpetas arbitrarias.
• Que podamos determinar si los archivos son sospechosos de virus o son inadecuados.

Otra opción sería habilitar que un Usuario Web pueda subir archivos a carpetas. Desde Inicio – Configuración – Aplicación – Usuarios Web. Subida de archivos.

Todas las acciones realizadas por los usuarios sobre los archivos y carpetas son registradas.

Este registro de acciones, el «Historial», es también denominado Workflow o Trazabilidad en otros sistemas. Las normas de Protección de Datos y las de Gestión Documental siempre incluyen la necesidad de mantener este registro de la actividad del sistema.

Seleccionando un usuario, archivo o carpeta siempre podremos ver su historial. Tendremos al usuario que realizó la acción y el momento exacto en que la realizó.

Historial de una carpeta

Señale cualquier carpeta. En el panel derecho podrá pinchar en el enlace de Historial.

Historial de un archivo

Señale el archivo y pulse en los 3 puntitos de la derecha o botón derecho del ratón -> Propiedades.

Además podemos obtener un informe en formato PDF del Historial de un elemento o usuario.

Haciendo click en el icono de PDF obtenemos el informe.

Tipos de Historiales disponibles

• Acciones realizadas por los usuarios sobre una carpeta.
• Acciones realizadas por los usuarios sobre un archivo.
• Todas la acciones realizadas por un usuario en concreto.
• Cambios de permisos sobre la carpetas.

Historiales de cambios de permisos en carpetas

El sistema también mantiene un registro de los cambios de permisos sobre las carpetas. Estos historiales están disponibles en aquellos paneles de gestión de los permisos.

Historiales de permisos en carpetas cuando asignamos permisos sobre usuarios

También podemos revisar el historial de permisos cuando estamos en la ventana de asignación de permisos a los usuarios.

El calendario Dataprius es sencillo y rápido de manejar. 

Hay dos Calendarios básicos, el Calendario General y el Personal.

El General es gestionado por el Administrador o por los compañeros a los que asigne permisos de edición. Cada usuario dispone de su Calendario Personal propio.

Habrá diferentes calendarios, tantos como Grupos se hayan creado en el sistema. De esta forma un equipo de trabajo integrado en un grupo podrá disponer de un calendario común.

Se accede a través del Escritorio Dataprius solo seleccionado algún día del mes.

Se pueden añadir, editar o eliminar eventos en el Calendario seleccionado.

Agregar un Evento es muy simple. Seleccionar hora y minutos y la descripción.

Gestión de Calendarios

Está el Calendario General, el Personal y luego tantos como Grupos haya creados en Dataprius

Con el botón de Grupos de Usuarios se accede la ventana para gestionar los Grupos.

Permisos del Calendario

Es importante definir qué personas pueden editar un calendario.
Un perfil de gestor crea eventos que verá su equipo de trabajo. Controlar quién puede añadir, modificar o borrar eventos se hace pulsando en el anterior botón de Permisos Calendario. Aparecerá una sencilla ventana para asignarlos.

Próximas mejoras del Calendario

Se añadirán importación y exportación en formato «ics» para poder integrar rápidamente antiguos calendarios de Outlook o Gmail por ejemplo.

Gestión de alertas y notificaciones. Para avisar mediante emails a usuarios involucrados.

Automatización. El calendario es la base para tareas programadas. Asignarlas y que el sistema pueda incorporar nuevas funcionalidades darán una potencia inmensa al sistema inmensa.

En el menú de configuración de Dataprius se podrán encontrar acceso a opciones tales como la información de usuario, el nombre del servidor, permisos por defecto, acceso al sistema, complemento Outlook y zona de servidor.

Información de usuario

Podrá editar los datos de su usuario, Nombre, email o contraseña.

Nombre del servidor

Es el nombre de su cuenta Dataprius. Permite tener con un acceso directo a la web con su logotipo. Ejemplo: https://dataprius.net/minube

El enlace a Web del Servidor será lo que compartirá con sus clientes para acceder a las carpetas y archivos compartidos que tenga definidos. Por ejemplo:

Permisos por defecto

Puede añadir usuarios compañeros que heredarán los permisos automáticamente cuando cree alguna carpeta nueva.

Entrada a la aplicación

Para definir si se desea que el programa recuerde la contraseña por defecto al iniciarlo. Si la sesión de Windows es compartida por otras personas recomendamos desmarcar que guarde las claves.

Complemento Outlook

Es la integración de Dataprius con Outlook. Permite desde Outlook guardar emails completos o adjuntos directamente a la nube. Más detalle en Complemento Outlook

Complemento para Office

Para instalar la integración de Office con Dataprius. Ofrece una barra de herramientas Dataprius en el propio Word, Excel o Word. Vea más aquí.

Backups. Copias de seguridad en la nube.

Visualización del número de backups contratados en la cuenta y acceso a la sección de Backups.

Calendario del sistema

Puede habilitar o no el Calendario Dataprius.

Caducidad de Enlaces

Se puede definir el número de días que un archivo enviado tiene validez. Dataprius envía los archivos de forma segura a través de enlaces a sus clientes. Ver más sobre el envío de archivos de forma segura a través de Dataprius.

Descargas de Internet

Cuando se descarga algo en la carpeta por defecto de Windows aparecerá una ventana para poder guardar dicho archivo directamente en Dataprius en la carpeta correspondiente.

La ventana permite guardar directamente en Dataprius.

Los Backups permiten hacer copias completas de todos las carpetas y archivos almacenados.

Las copias se realizan en la Nube y pueden descargarse posteriormente en cualquier lugar.

Solo los Administradores podrán realizar o descargar los Backups.
Todas las cuentas de pago disponen de un Backup automático. 

Backups manuales

Haciendo click en el icono de «Backups» se muestra el sencillo menú que permite gestionarlos.

Menú de Backups almacenados

Podemos crear un Backup inmediatamente haciendo click en el botón «Crear Backup» del menú de Backups almacenados.

Crear un Backup

Lo más interesante es que el proceso de Backup se realiza en la Nube.

Una vez iniciado podemos cerrar la aplicación y el Backup continuará realizándose. Los Backups son muy rápidos aunque el proceso de inicio puede llevar un tiempo dependiendo del tamaño de lo almacenado.

Descargar un backup

Descargar un Backup es tan simple como seleccionar uno de la lista de Backups Almacenados y hacer click en el botón de «Descargar».

La descarga consiste en un proceso que creará todas las carpetas y archivos en un lugar seleccionado del ordenador.

Modo de descarga del Backup

Una opción muy útil como paso previo a la descarga, es que podremos decidir si descargar el Backup completo o seleccionar carpetas.

El sistema nos pregunta de que modo deseamos realizar la descarga:

• Descargar todo
• Seleccionar Carpetas

Proceso de descarga

Una vez iniciado el proceso de descarga podemos continuar usando la aplicación porque seguirá funcionando en segundo plano.

Backups automáticos del sistema

Para todas las cuentas de pago el sistema realiza un Backup automático semanal.

Este servicio de Backup suele activarse todos los viernes. Este servicio libera a la empresa de la realización de copias de seguridad semanales.

Este backup se diferencia respecto al Manual en que es incremental. Se realiza la copia de cada archivo en el momento de subirse o modificarse por parte de un usuario.

Dataprius Recovery. Backups en otra región geográfica

Dataprius Recovery es una herramienta independiente de realización y descarga de los backups.

Se puede obtener desde su página web: https://recovery.dataprius.com

Los Backups residen en diferentes zonas geográficas. El sistema direcciona el almacenamiento de las copias forma automática, normalmente hacia Alemania(Frankfurt) o Países Bajos (Amsterdam), también podría hacerlo hacia Madrid.

La aplicación permite recuperar los archivos desde una zona geográfica independiente de los servidores primarios de Dataprius.

Por tanto, con Recovery, los Backups almacenados en el sistema estarán disponibles desde cualquier lugar, a prueba de incidentes e incluso en situaciones catastróficas, tan solo bastará con descargar la aplicación e introducir sus claves de Administrador de Dataprius.

En resumen: ante cualquier tipo incidente que pudiese dejar sin servicio los servidores principales, los usuarios podrá descargar sus archivos desde las copias de seguridad. Esta aplicación está ubicada en Frankfurt (Alemania). Accede a los archivos almacenados de los Backups de Dataprius de forma totalmente independiente del sistema primario.

Los Metaenlaces son un nuevo concepto introducido por Dataprius en Mayo del 2022.

Supone una nueva forma de compartir contenidos con usuarios o clientes. Hasta el momento, todas las plataformas de archivos en la Nube, solo permitían compartir archivos mediante enlaces.

Los Metaenlaces suponen un gran avance, llevan la compartición de información con los clientes de la empresa a otro nivel.

Todas las empresas quieren una Zona Compartida para sus clientes y colaboradores

Los Metaenlaces suponen una solución efectiva a esta necesidad.

• Facilitando la forma de compartir.
  Los Metaenlaces no solo permiten compartir archivos. Funciona con una serie de módulos básicos de información que pueden agregarse a las Zonas Compartidas de los usuarios. Estos módulos son denominados «Fichas» y pueden ser: Formularios, Notas de texto,Solicitud de firma de archivos, Subida de archivos, Citas, Videoconferencia, etc.
  
  
• No se necesita introducir claves de acceso.
  Los usuarios acceden de forma segura y natural a los enlaces sin tener que introducir claves de acceso. Esto se consigue mediante un sistema de tokens asignados automáticamente por el sistema.
  
  
• Acumula la información compartida con el usuario en un solo lugar.
  Conocer o llevar un seguimiento de los comunicado y compartido con un cliente siempre ha sido un problema. Los Metaenlaces suponen una solución porque acumulan todo lo compartido en la Zona Compartida que se establece para cada usuario. Permite incluso la búsqueda de fichas en estas zonas.
  
  
• Funciona a la perfección en dispositivos móviles.
  La Zona Compartida a la que accede el usuario mediante el Metaenlace está especialmente diseñada para una excelente visualización en dispositivos móviles.
  

Los Metaenlaces se gestionan de forma parecida al correo electrónico

El sistema de Metaenlaces aporta un dinamismo completo.

Si queremos compartir un Formulario con varios clientes tan solo debemos colocar ese formulario en las Zonas Compartidas de esos usuarios y enviar el Metaenlace. Hecho esto, cualquier elemento compartido como ese Formulario podrá ser igualmente gestionado de forma individual sobre el panel de la Zona Compartida de un usuario en concreto.

En resumen

• Hay unos elementos llamados Fichas. Estos son elementos son como bloques de Lego con diferentes funcionalidades como: Notas de Texto, Formularios, Citas para Videoconferencia, Solicitud de Firma de documentos, Archivos para descargas, Solicitud de subida de Archivos, etc.
  
  
• Las Fichas pueden ser colocadas en la Zona Compartida de un usuario o de muchos usuarios la mismo tiempo.
  
  
• El sistema nos permite enviar los enlaces de acceso a esas Zonas Compartidas y estos enlaces los denominamos Metaenlaces (Porque van mucho más allá de los enlaces que se comparten el cualquier otra plataforma).
  
  
• Podemos controlar los envíos realizados y las lecturas por parte de los usuarios.
  
  
• Se dispone de un panel de eventos que igualmente nos facilita saber las acciones realizadas por los usuarios en sus Zonas Compartidas. Cuando un usuario: Nos responde con un mensaje sobre una ficha compartida; Ha descargado archivos; Ha subido archivos al sistema o Ha rellenado un formulario.

Ventana principal de los Metaenlaces

Existe un icono en el Escritorio que nos permite abrir la Ventana principal de los Metaenlaces.

La Ventana Principal permite acceder y gestionar todo lo relativo a la actividad con los Metaenlaces.

La Ventana Principal de los Metaenlaces se divide en tres áreas principales.

• Metaenlaces Enviados. De forma parecida al correo electrónico podemos visualizar los envíos realizados y si los usuarios han abierto el Metaenlace. Como podemos apreciar, este nuevo diseño está muy enfocado a la supervisión de las interacciones.
  
  
• Zona Compartida del usuario seleccionado. Se muestran las fichas compartidas con el usuario y se puede acceder se forma sencilla a la gestión de la zona.
  
  
• Eventos. Un listado de los eventos con los Metaenlaces.
  
  

Crear y enviar Metaenlace

Para el envío rápido de un Metaenlace es solo tres pasos.

Como vemos, en pocos clicks enviamos el Metaenlace a uno o varios usuarios.

• Agregar Ficha
• Seleccionar usuarios
• Enviar

Sin duda ofrece un forma de compartir muy dinámica y sencilla. Seleccionamos la ficha, los usuarios y enviamos. Por supuesto, posteriormente podremos editar la Zona Compartida de esos usuarios y comprobar la lectura e interacciones con la ficha compartida.

Gestión individual de las Zonas Compartidas de los usuarios

En esta ventana podemos gestionar a nivel individual las fichas presentes en la Zona Compartida de cada usuario.

También por Grupos de usuarios.

Búsqueda y control de las fichas compartidas

Disponemos de un panel dónde podemos buscar entre todas las fichas del sistema. Sobre una ficha podremos editarla y conocer con quién está compartida.

Es sencillo olvidar con quién hemos compartido un determinado elemento. La principal función de este panel es encontrar ese elemento.

Las cuentas Dataprius Premium disponen de Edición Office Online.

Permite la edición de archivos Excel, Word, Power Point sin tener que descargarlo e incluso de forma concurrente entre varias personas a la vez. Al estilo de Google Docs o Microsoft Office 365.

La edición online que usamos es a través de Onlyoffice y está integrada en nuestro sistema Dataprius, tanto desde la aplicación de escritorio como desde el acceso web.

Los archivos se abren y se guardan en la nube, además manteniendo el formato de origen (docx, xlsx, etc).

Edición Office Online desde el escritorio Dataprius

• Seleccionar un archivo
• Pulsar el botón de Edición Online del panel derecho.

El archivo se abrirá en una ventana y podrá editarlo.

Guardado automático

El intervalo en el que se guarda de forma automática está entre 20 segundos y 8 minutos, el sistema lo determina según los los cambios realizados.

Además de este guardado, también se hacen las típicas Autocopias de Dataprius en intervalos de 30 minutos y el sistema mantiene 14 de ellas.

Edición compartida o concurrente

Una vez empecemos a editar el archivo, la aplicación nos mostrará aquellos compañeros que simultáneamente se encuentran trabajando sobre el mismo.

Podemos ver aquellos usuarios que se encuentren conectados, con la posibilidad de enviarles una invitación para unirse al trabajo en equipo.

Aquellos usuarios que se encuentren conectados y se les envíe invitación para edición compartida, recibirán el siguiente aviso:

Pulsando el botón “Editar Archivo” se abrirá el documento y nos uniremos al resto de personas que lo están editando.

Edición simultánea de archivos

La edición concurrente está permitida y no solo con Word, también con Excel y Power Point.

Aquí un ejemplo donde en dos navegadores diferentes con usuarios diferentes se edita un Excel a la vez. Antonio (el de la derecha está editando la celda A12), Roberto ve como esa celda está bloqueada. En cuanto Antonio termine de editar la celda, el cambio se verá reflejado en la ventana de Roberto al instante:

Edición online desde la Web

Accediendo a través de la Web con cualquier navegador moderno se podrá hacer una edición online de forma muy rápida.

Formatos compatibles de documento

Formatos compatibles de hoja de cálculo

La edición de documentos de Office está integrada en la Aplicación Web.

Todas las cuentas de Dataprius disponen de una Aplicación Web que permite el acceso a los documentos, desde el navegador de Internet, ya sea en ordenadores o dispositivos móviles.
Además podrá proporcionar acceso a sus clientes y colaboradores para compartir sus ficheros mediante esta Web.

El acceso web de cada cuenta está disponible desde la dirección del tipo:
https://dataprius.net/<nombre>

Este nombre se puede definir en la aplicación cuando le damos nombre a nuestro Servidor Dataprius. Vea el apartado: Web de la cuenta Dataprius

Creación de documentos de Office en la web.

Se pueden crear archivos nuevos

Editando archivos

Al pulsar sobre un archivo el menú de opciones del archivo tenemos el botón para abrir el archivo y editarlo.

Formatos compatibles de documento

Formatos compatibles de hoja de cálculo

Cualquier aplicación que se use desde el navegador puede ser integrada en Dataprius.

Esta funcionalidad está disponible sin necesidad de APIs, programación o integraciones de terceros. Simplemente se podrá usar Dataprius como el almacenamiento de archivos e interactuar con las aplicaciones.

¿Cómo se hace?

• Hacer click en el botón de “Apps Integradas”
• Hacer click en “Agregar”
• Poner el nombre de nuestra aplicación la URL en la casilla.

A partir de este momento podremos abrir la aplicación dentro de Dataprius.
Cuando se necesite subir un archivo se mostrará una ventana que nos indica si hacerlo desde Dataprius o desde nuestro ordenador.

De forma similar, podremos actuar con las descargas.

Dataprius dispone de una API (Application Programming Interfaces – Interfaces de programación de aplicaciones) para permitir la integración con otros sistemas o programas. La sintaxis está definida con el estándar Open API (antiguamente llamada swagger). Este apartado está dirigido a programadores que gestionan otras aplicaciones de la empresa y necesitan tener de forma automática y sencilla una manera de comunicarse con la nube.

Especificación Open API Dataprius

 La especificación de uso está definida y siempre actualizada en el formato estándar OpenAPI:

• https://dataprius.stoplight.io/

Acceso y requerimientos de uso de la API Dataprius

Las API Keys se pueden solicitadar desde la propia aplicación. Solo está disponible para usuarios Administradores o Técnicos de la cuenta Dataprius.

En la ventana del Escritorio Dataprius, haga click en el boton de Inicio situado abajo a la izquierda.
Inicio -> Configuración -> Api Keys

Al solicitar las Api Keys se inicia un proceso de verificación y activación. En cuanto las keys estén disponibles recibirá un email del sistema.

Proyecto de ejemplo de uso de la API Dataprius

En GitHub se dispone de un proyecto de ejemplo para poder descargar y probar el uso de la API. https://github.com/dataprius

Donde hay ejemplos de:

• Listar carpetas y navegar por subcarpetas.
• Operaciones con carpetas. Crear, renombrar, borrar.
• Operaciones con archivos. Subir, descargar, renombrar, borrar.
• Manejo de errores.

[INDICE]

Para guardar los documentos de Office directamente en la Nube de Dataprius, además de otras utilidades.

La barra de herramientas para los editores de Office

Desde la aplicación de escritorio de Dataprius podemos instalar un complemento que agrega la barra de herramientas en las tres aplicaciones de Office.

Una vez instalado el complemento, los editores de Office mostrarán una pestaña “DATAPRIUS” en el menú superior.
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La pestaña incluye los siguientes botones:

• Guardar Archivo.
• Guardar Como.
• Enviar por Email
• Convertir Formato.
• Mostrar Carpeta.
• Nuevo Archivo.

Mostramos capturas de pantalla de la barra Dataprius en Office 2016.

En Microsoft Word

En Microsoft Excel

En Microsoft Powerpoint

Instalar la barra de herramientas Dataprius en Office

En Dataprius ir al menú de Inicio -> Configuración -> Aplicación :

Seleccionar Complemento para Office | Instalar complemento Office:

Ahora solo es pulsar en Siguiente varias veces:

Una vez instalado  tendremos una barra que aparece en Word, Excel y Powerpoint.

Descripción de las funcionalidades de la barra.

• Guardar Archivo
  Permite guardar directamente en Dataprius el archivo que estamos editando. Guardar directamente en la Nube.
  
• Guardar Como
  Para guardar el archivo editado con otro nombre.
  
• Enviar por Email
  Adjunta el archivo que estamos editando y abre la ventana de envío seguro de email de Dataprius.
  
• Convertir Formato
  Para convertir el archivo a otro formato como por ejemplo PDF. El archivo convertido se guardará en Dataprius.
  
• Mostrar Carpeta
  Abre el navegador de carpetas de Dataprius (Carpetas en Cloud) y nos lleva a la localización del archivo que estamos editando.
  
• Nuevo Archivo
  Creamos un nuevo archivo que se guardará en una carpeta seleccionada.

Este complemento se añade a la colección de utilidades con otras aplicaciones del día a día de un usuario como el Complemento Outlook con Dataprius.

Dataprius dispone de un sincronizador integrado con su almacenamiento en la Nube llamado BlueSync. 
Con sencillez, permite seleccionar carpetas en nuestros discos y mantener carpetas sincronizadas con la Nube.

¿Por qué un sincronizador en un sistema en Nube que no se basa en la sincronización?

Existen necesidades puntuales que lo hacen necesario:

• Carpetas dónde las aplicaciones guardan archivos. Queremos que se suban copias a la Nube.
• Servidores con carpetas compartidas que se usan en la empresa.
• Scáneres y equipos multifunción que guardan en carpetas concretas, queremos que esos documentos también estén en la Nube.

Requerimientos para la instalación

Disponer de cuenta en Dataprius.
El programa solicita las claves de la cuenta. La cuenta ha de estar habilitada para la sincronización, basta con solicitarlo a soporte técnico, esto se puede hacer desde la propia aplicación.

Una vez instalada la aplicación se iniciará automáticamente cuando se inicie Windows.
Se puede instalar en cualquier versión de Windows a partir de Windows 10 o Windows Server.

Funcionamiento básico

La aplicación sincroniza aquellas carpetas que seleccionamos, ya sean locales o de nuestro servidor Dataprius en Cloud.

La carpetas sincronizadas siempre se colocarán bajo la carpeta raíz en nuestra aplicación Dataprius.

¡Los archivos no se borran!

El borrado de archivos y carpetas solo puede hacerse mediante la aplicación principal Dataprius y no desde el sincronizador.

Digamos que en esta sincronización manda la Nube. No se quiere permitir que los incidentes locales provoquen pérdidas o sobre los archivos que residen a buen recaudo en la Nube. La protección de la información está en la Nube y se minimiza la dependencia de los dispositivos locales.

Solo y únicamente cuando se borra desde la aplicación Dataprius es cuando BlueSync borra. En realidad, en vez de borrar, mueve los elementos a una carpeta especial de ~Backups.

Por tanto, BlueSync por sí mismo nunca borra nada y esto supone un mecanismo de seguridad. Imagine que está sincronizada una carpeta en la unidad de Red y alguien borra algo por accidente, o un virus ha infectado el ordenador y borrando los archivos. Como el borrado no es bidireccional, BlueSync volverá a descargar los archivos.

Sincronización residente si cierra la ventana

Si cierra la ventana de BlueSync preguntará si quiere cerrar completamente el programa o simplemente dejarlo en ejecución. El icono minimizado siempre estará disponible cuando BlueSync esté ejecutándose.

Disponible en la zona de descargas de Dataprius

https://dataprius.com/descargas.html

Una Unidad Virtual es un almacenamiento en la Nube al que podemos conectarnos desde cualquier ordenador.

Mapear una Unidad consiste en conectarla a nuestro ordenador. Al conectar aparece como una unidad local con una letra. Es muy fácil con la aplicación.

¿Cómo funciona?

Debemos disponer de una cuenta Dataprius e instalar la aplicación MapDrive en el ordenador dónde deseamos mapear las unidades de red.

Creamos Unidad Virtual

Una unidad se crea en segundos. Basta con darle un nombre y la capacidad de la unidad.

Conectamos unidad local con su letra.

Basta con hacer click en el botón de «Conectar». Seleccionaremos un letra de unidad y ya tenemos una unidad mapeada.

Las unidades aparecen como Mapeadas

Cada unidad, aparece en Windows  está disponible para usarla

Proporcionando acceso a los Usuarios

En MapDrive podemos conceder permisos a nuestros usuarios. Ellos verán un icono de la Unidad Virtual en el Escritorio de Dataprius.

Con backups automáticos de cada unidad mapeada

Mapdrive viene dotado de backups automáticos de las unidades creadas.

Los backups de Mapdrive son diarios y una retención de 30 días.

Mantener carpetas en copia en las unidades montadas

Podemos seleccionar carpetas locales para que la aplicación copie sus contenidos de forma continua a la Unidad local.

La unidad vista desde Dataprius

Los usuarios deben tener permisos para conectar las unidades:

• Para abrir y explorar la Unidad Virtual. Se pueden copiar los archivos a Dataprius.
• Para conectar a la Unidad Virtual desde su ordenador.

Pantalla de acceso

Carpetas y archivos

Menú principal

Búsqueda de archivos

Visualizar Documentos

Subir archivos

Navegador de Imágenes

Envío de ficheros por email

La App  Android se encuentra disponible en Google Play.

La App  IOS se encuentra disponible en App Store.

PERSONALIZACIÓN

Todas las cuentas de pago disponen de personalización.
La personalización es un factor muy importante porque proyecta la imagen de la empresa. Esto ofrece confianza de cara a sus clientes y colaboradores a la hora de compartir los archivos almacenados en la Nube.

[Archivos recibidos desde la Web. Bandeja de Entrada]

Desde la versión gratuita de Dataprius puede contratarse la versión Premium. Se pueden ajustar las características de la cuenta a las necesidades de la empresa.

Basta con hacer click en la parte inferior de la aplicación dónde se indica la versión actual:

Al hacer click en «Solicitar Cuenta» se nos pide confirmación.

Al solicitar una cuenta

• No se requiere pago inmediato.
• El personal de Dataprius se pone en contacto con la empresa solicitante.
• Dataprius mantiene una relación de comunicación directa con sus clientes.

Las empresas con cuentas de pago pueden modificar sus características en cualquier momento.

Haciendo click sobre el texto de la suscripción podremos ver el panel con toda la información referente a las características de nuestra cuenta.

En esta ventana podemos:

• Comprobar las características y uso de la nuestra suscripción.
• Descargar las facturas anuales o mensuales del servicio.
• Designar usuarios que pueden acceder a la descarga de las facturas.
• Ampliar la suscripción.

Ampliación de la suscripción

Las ampliaciones son automáticas y no requieren paga inmediato.
En cualquier momento una empresa cliente puede decidir que necesita más usuarios o más capacidad. Basta con realizar la ampliación y las características seleccionadas estarán operativas.

Reducción de Características

También es posible reducir las características de la cuenta.
Para ello bastará con enviar un mensaje a soporte técnico mediante la ventana disponible en la aplicación.

Dataprius dispone de servicio de soporte técnico desde la propia aplicación.

Tal y como se indica, la respuesta llegará a la dirección email con la que se haya registrada su cuenta de usuario de Dataprius. A partir de ese momento el personal intentará resolver su consulta y si es necesario podrán establecer comunicación por teléfono o hacer una sesión remota.

¿Qué diferencia hay entre un Usuario Compañero y un Usuario Web?

Los usuarios compañeros son los miembros de la empresa u organización, acceden al sistema con privilegios para la edición y modificación de archivos y carpetas, usan sobre todo la aplicación para Windows. Los usuarios Web son las personas externas a la empresa, son usuarios con los que se comparten carpetas o archivos, tienen un menor nivel de privilegios y acceden por la web, mediante enlaces o por las apps móviles. Tipos de usuarios

¿Hay límite de usuarios una vez contratada la cuenta Dataprius?

No, se puede ampliar o reducir en cualquier momento que se solicite. El precio se reajusta. Es el pago por uso del Cloud sin tramos fijos.

¿Se cumple la ley de protección de datos RGPD?

Sí, Dataprius cumple la LOPD y RGPD. Almacena en Europa bajo las leyes europeas. Se firma el contrato de prestación de servicios con los clientes, se entrega archivo PDF. Dataprius firma contratos RGPD.

¿Cómo se amplían los Gigas de capacidad o el número de Usuarios?

La aplicación dispone de una panel para las ampliaciones. Tan solo hay que seleccionar el número de Gbs o usuarios para la ampliación. El sistema amplía las capacidades sin necesidad de pago inmediato. Ampliaciones, facturas y ajustes

¿Pueden varios usuarios acceder con las mismas claves?

No, no se puede acceder al sistema simultáneamente con las mismas claves. Si dejas Dataprius abierto en un ordenador y accedes desde otro, en unos segundos la sesión del primero será cancelada. Por ejemplo si llegas a casa y abres Dataprius se cerrará automáticamente la sesión abierta de la oficina.

¿En cuantos ordenadores puedo instalar la aplicación?

En tantos como sea necesario. Se trabaja de la misma forma en la oficina, en casa o con el portátil. Ante cualquier incidente como virus, roturas o robos, bastará con instalar la aplicación en otro PC para continuar trabajando con los archivos y carpetas.

¿Dónde almacena Dataprius los archivos?

Dataprius almacena los archivos y los datos en proveedores de primer nivel de zonas de la Unión Europea. Todos los proveedores cumplen RGPD y cuentan con certificaciones tanto en seguridad como en protección de datos. La lista de los proveedores se encuentra en esta página: Lista actualizada de proveedores Cloud

¿Qué medidas de seguridad y protección de datos tiene Dataprius?

Todas las medidas de seguridad y protección de datos indicadas por la normativa y muchas más propias de un sistema corporativo. Cifrado en reposo y en tránsito, redundancia de almacenamiento, almacenamiento fragmentado de archivos, etc. Como manda RGPD estas medidas se publican en nuestra web: https://dataprius.com/dataprius-descripcion-de-seguridad-del-sistema

¿Hay una versión de la aplicación para Mac?

No por el momento aunque está previsto.  La solución para los usuarios de Mac pasa por usar algún software que les permite usar aplicaciones para Windows. Emuladores. Son muchas las empresas que se encuentran con este dilema y lo solucionan de la misma forma en que ejecutan otras aplicaciones que usa la empresa.

¿Qué pasa si dos usuarios abren el mismo archivo?

Dataprius mostrará una ventana indicando qué usuario tiene abierto el archivo, entonces se podrá abrir en modo de solo lectura mientras el otro usuario lo mantenga abierto. Esto evita sobreescrituras y conflictos. Dataprius supera en esto a muchos sistemas tanto locales como en la Nube.

¿Cómo se evitan los borrados accidentales?

Los archivos borrados pasan a la Papelera de Reciclaje.  Solo el Administrador del sistema puede realizar un borrado definitivo. Cada usuario puede borrar y restaurar sobre sus carpetas permitidas. El administrador del sistema puede restaurar sobre todas las carpetas.

¿La capacidad está limitada a las ofertas de la web?

No en absoluto. Los precios se fijan en función de lo que necesita la empresa a la hora de contratar el servicio. Tenemos una calculadora disponible para ello: Configure la cuenta a su medida

¿Cual es el tamaño máximo de archivo?

En estos momentos el tamaño máximo es de 200Gb.

¿Hay limitaciones en el uso del ancho de banda?

No. Dataprius siempre funcionará al máximo de tu conexión si no se selecciona otra opción en las casillas dispuestas a tal efecto.

¿Podré acceder desde mi móvil a los archivos?

Se puede acceder con móvil o con cualquier dispositivo a los archivos porque se dispone del Acceso Web y de una App móvil de acceso a ellos.

¿Cómo se suben los archivos?

Haciendo click con el botón derecho del ratón sobre el panel de carpetas, aparecen las opciones para enviar o descargar archivos. Es necesario una carga inicial de archivos. Una vez tenemos los ficheros en el sistema, pueden editarse haciendo doble click. Cuando se suben o se descargan de nuevo los archivos, Dataprius solo lo hará si existen versiones más recientes. También se puede copiar y pegar, arrastrar y soltar. Esto lo explicamos aquí: Subir y descargar archivos o carpetas

¿Los permisos son sólo a nivel de carpetas o también a nivel de archivos?

Los permisos son a nivel de carpetas. Es simple pero sencillo y seguro.  La facilidad con que se gestionan los permisos no tienen parangón con ninguna plataforma. El sistema de permisos es una innovación propia del equipo de desarrollo, se utiliza con gran éxito y alto grado de satisfacción de los usuarios.

¿Podré crear un archivo tipo Excel y modificarlo? o tendré que instalar un programa que lea archivos Excel?

Se pueden crear y editar archivos de Excel de dos formas:

• Con un programa que edita Excel  instalado en el ordenador, como Microsoft Excel o Calc de LibreOffice
• Con nuestro editor de Excel OnlyOffice.

Teniendo un programa para Excel es lo más rápido, basta con hacer click sobre el archivo en la aplicación y se abrirá igual que en Windows. Nuestro editor online se usa sobre todo desde la aplicación web pero también está disponible en la aplicación de escritorio.

¿Existe la posibilidad de crear un enlace a través del cual se pueda compartir un fichero para editarlo?

Si y de varias formas. Se pueden compartir carpetas dónde se han definido permisos de edición para los usuarios. Se pueden enviar enlaces tradicionales que permiten la edición. También se dispone de un mecanismo mucho más sofisticado y completo llamado Metaenlaces.

¿Dataprius se sincroniza con el disco duro del computador, similar a trabajar con Google Drive?

No, Dataprius es independiente del ordenador. Aisla los archivos a modo de Intranet corporativa permitiendo su uso directo desde la aplicación. Esto tiene grandes ventajas en la empresa como que la carga sea inmediata, como preservar la seguridad y privacidad de los archivos, no producir conflictos e incluso ser inmune a Ransomware.

Dataprius dispone de un sincronizador para usarlo con algunas carpetas en concreto y casos muy especiales. Nunca recomendamos sincronizar porque al final genera muchos problemas algunos de ellos los explicamos en nuestro Blog.

Tenemos sincronización, para aquellas carpetas dónde es necesario guardar desde algunos programas y que se envíen a la Nube directamente.  Lo recomendable es usar Dataprius de forma directa, igual que en un  servidor de archivos de la empresa, esto implica hacer una carga inicial igual que en todos los sistemas corporativos.

¿Cada cuánto se hacen copias de los documentos por si hay algún daño en el computador o una caída de Internet?

Las copias internas de Dataprius son en tiempo real porque se trabaja de forma redundante, a esto hay que sumarle los backups automáticos. Ningún sistema de Disco Virtual hace redundancia como nosotros. Además estas copias cumplen las leyes europeas de protección de datos y seguridad.

Cuando se edita un documento también se hacen copias, este el el botón de “Autocopias” de la aplicación, ante un error humano se pueden recuperar las últimas 12 versiones del archivo. Por favor considere que las leyes europeas nos obligan a mantener una seguridad en el almacenamiento que otros no contemplan.

Si comparto un documento, ya sea con un colaborador  o con un externo, ¿Puedo otorgarle permisos especiales de acceso a este documento, por ejemplo, que sólo pueda ver el documento, mas no modificarlo?

Por supuesto. Dataprius impone la concesión de permisos para el acceso tanto a compañeros como a Usuarios Web. La privacidad y la  protección de datos obligan a esto. En los otros sistemas el acceso es un tanto anárquico. El manejo de los permisos es muy sencillo y muy valorado por nuestros clientes. En el caso que nos comenta de un colaborador, bastará con crear un usuario de tipo Web o enviar un email de acceso que crea automáticamente la cuenta del usuario.

¿Cuál y cómo es el soporte técnico que ofrecen, teniendo en cuenta que nuestra empresa está en América Latina?

El soporte técnico es a través de email aunque podemos mantener soporte telefónico si lo necesitan, claro está que existe una gran diferencia de horarios. La sencillez del sistema hace que no sea necesario dar mucho soporte telefónico.

¿Una cuenta Dataprius puede tener varios administradores?

Si, un primer Administrador son el que se creó la cuenta puede convertir a otros usuarios en Administradores desde la propia aplicación.

¿Puedo tener diferentes cuentas Dataprius con el mismo Email?

Sí, son cuentas separadas. Al entrar al sistema se solicita que se elija a cuál quiere acceder sin mezclarse.