Usuarios y permisos de acceso

Hay tres tipos de Usuarios en Dataprius. Los permisos dependen de cada tipo.

Usuarios compañeros Los compañeros son aquellos que pueden acceder al sistema como si estuviesen en la red de la empresa.  Con la aplicación instalada en su ordenador pueden trabajar directamente con los archivos y carpetas.  Deben tener permisos sobre sus carpetas. Acceden también mediante la Web y los dispositivos móviles. Nota: Si una carpeta no tiene permisos para nadie no será vista por ningún compañero ni en la aplicación ni en la web.

Usuarios web Tienen el menor nivel de privilegios en el sistema. Pueden acceder solo desde la Web o desde sus dispositivos móviles. No pueden modificar la estructura de carpetas ni modificar los archivos de la empresa. Pueden leer  y descargar los archivos que les son permitidos. Pueden enviar archivos a través de la web. En la mayoría de los casos son Clientes de la empresa. Nota: Los usuarios web son los clientes de la empresa con los que compartir carpetas o archivos.

El Administrador Tiene el mayor nivel de privilegios. Tiene permisos para todo. Puede acceder a todas las carpetas del sistema modificar su estructura y otorgar permisos. Es el que gestiona los Backups y borrados definitivos de la Papelera de Reciclaje. Y a su vez dar de baja o de alta a cualquier usuario. También puede activar o desactivar herramientas opcionales. Nota: En la cuenta el administrador puede trabajar con archivos y carpetas como cualquier otro usuario, no es necesario adquirir un usuario extra. Se puede solicitar convertir más de un usuario compañero en Administrador. Para solicitarlo deberá ponerse en contacto con el Soporte Técnico. Siempre se puede contactar con soporte desde la aplicación. Igualmente se puede definir permisos por defecto en todas las carpetas.

El usuario Técnico Es un tipo especial de Administrador. Tiene permisos para todo igualmente. Puede ser creado o borrado por un Administrador normal con el fin de delegar actividades como la gestión de usuarios, permisos, backups, papelera, etc.

Los usuarios están segmentados en estos tres tipos para evitar confusiones y mejorar el control de lo que se comparte.

Al contrario que otros sistemas, como medida de seguridad, Dataprius no permite que los Usuarios Web puedan subir carpetas y archivos sobre la estructura de carpetas de la empresa. Ninguna empresa debe exponer su estructura a modificaciones por parte de personas ajenas con las que se comparten archivos.

Los archivos enviados por los Usuarios Web o Clientes irán a la ventana de Archivos recibidos desde la Web. Ver sección «Archivos recibidos desde la Web«.

Gestión de usuarios compañeros

Se dispone de un panel de gestión de los usuarios tipo Compañeros. Puede Agregar usuarios, editarlos, enviarles sus claves o consultar sus historiales de acciones.

Permisos sobre carpetas de los usuarios

Una vez seleccionado un usuario, podremos ver sus permisos. En esta ventana de permisos podremos ver todas las carpetas permitidas y prohibidas para un usuarios. Con un click seleccionamos aquellas carpetas sobre las que otorgar o denegar permisos. Las carpetas permitidas aparecen en color verde.

Propagar permisos a subcarpetas: Al hacer click sobre cada icono de cada carpeta se seleccionan los permisos de un usuario sobre dicha carpeta. Si además está marcado este check el permiso se extenderá por las carpetas interiores.

Mostrar solo las permitidas

Es una función muy útil para ver de un solo vistazo las carpetas que un usuario tiene permitidas. Es normal que dentro del árbol de carpetas se concedan permisos internos. Que serán carpetas raíces para el usaurio en cuestión pero para un administrador o gestor le será imprescindible para ver a qué accede otro compañero.

Definir qué usuarios pueden permitir carpetas

Marcar ese campo significa definir qué usuarios pueden permitir sobre carpetas. El administrador de la cuenta Dataprius gestiona fácilmente qué otros usuarios tienen capacidad para permitir sobre una determinada carpeta.

Gestionar los permisos sobre las carpetas de la empresa se convierte en una labor sencilla.

La experiencia demuestra que cuando el sistema de permisos es más complejo entonces acaba por no utilizarse. La complejidad propicia el riesgo de que se abandone el control de los permisos y se acceda o se compartan contenidos no autorizados. Las empresas han de organizar sus carpetas en función de sus departamentos, esto se consigue otorgando permisos solo a aquellas personas que deben acceder a esas carpetas.

Visibilidad de los usuarios.

Podemos definir si varios usuarios tienen permitido ver a otros dentro de la misma cuenta. En este ejemplo. Alejandra no podrá ver a Benito ni a Francisco.

Caducidad de la contraseña

Dataprius permite definir para cada usuario cada cuanto tiempo deben cambiar la contraseña. Puede ser Nunca, Trimestral, Semestral, Anual o una fecha concreta.

Cuando a un usuario le caduque la contraseña le aparecerá el siguiente mensaje en la ventana inicial:

Restricción de usuarios por IP

Para empresas que necesiten restricciones de IP de usuarios, se puede definir también una o varias IPs donde un usuario podría solo conectarse y acceder a los documentos.

Gestión de usuarios web

Se dispone de un panel de gestión de los Usuarios Web. Normalmente los Usuarios Web corresponden a clientes de la empresa. O pacientes, alumnos, proveedores, etc. Los menús y botones son equivalentes a los de los usuarios compañeros. Se podrán dar de alta, bajas, editar, gestionar sus permios de acceso y visibilidad.

Importación y exportación de usuarios Usuarios Web (CSV)

Se dispone también de la funcionalidad de importar o exportar sus clientes o usuarios web mediante el botón de Importar si los tiene en un archivo en formato CSV.

[Permisos de acceso a carpetas y archivos]