Usuarios y permisos de acceso

Hay cuatro tipos de Usuarios en Dataprius. Los permisos dependen de cada tipo.

Usuarios compañeros

Los compañeros son aquellos miembros de la empresa u organización. Son las personas que pertenecen al la red interna de la la empresa.

Con la aplicación instalada en su ordenador pueden trabajar directamente con los archivos y carpetas.  Deben tener permisos sobre sus carpetas. Acceden también mediante la Web y los dispositivos móviles.

Nota: Si una carpeta no tiene permisos para nadie no será vista por ningún compañero ni en la aplicación ni en la web.

Usuarios Web

Se trata de personal externo a la empresa u organización con el que se comparte archivos o información.

Tienen el menor nivel de privilegios en el sistema. Pueden acceder solo desde la Web o desde sus dispositivos móviles. No pueden modificar la estructura de carpetas ni modificar los archivos de la empresa.

Pueden leer  y descargar los archivos que les son permitidos. Pueden enviar archivos a través de la web. En la mayoría de los casos son Clientes de la empresa.

Administradores

Tienen el mayor nivel de privilegios. Tienen permisos para todo.


Puede acceder a todas las carpetas del sistema, modificar su estructura y otorgar permisos. Es el que gestiona los Backups y borrados definitivos de la Papelera de Reciclaje. Pueden dar de baja o de alta a cualquier usuario. También puede activar o desactivar herramientas opcionales.

Usuario Técnico

Tiene permisos para todo de forma similar a un Administrador.

Se trata de un perfil técnico encargado de configuraciones del sistema.

Puede ser creado o borrado por un Administrador normal con el fin de delegar actividades como la gestión de usuarios, permisos, backups, papelera, etc.

Los usuarios están segmentados en estos tres tipos para evitar confusiones y mejorar el control de lo que se comparte.

Al contrario que otros sistemas, como medida de seguridad, Dataprius no permite que los Usuarios Web puedan modificar la estructura organizada de carpetas de la empresa.

Ninguna empresa debe exponer su estructura a modificaciones por parte de personas ajenas con las que se comparten archivos.

Los archivos enviados por los Usuarios Web o Clientes irán a la ventana de Archivos recibidos desde la Web. Ver sección «Archivos recibidos desde la Web«.

Gestión de usuarios compañeros

Se dispone de un panel de gestión de los usuarios tipo Compañeros.

Todo lo relacionado con la gestión de los usuario compañeros se puede realizar desde este panel:

  • Altas, modificaciones y bajas de los compañeros.
  • Modificar el tipo de usuario.
  • Establecer caducidad de su claves de acceso.
  • Establecer direcciones IP desde las que puede conectarse.
  • Determinar si es visible para el resto de usuarios.
  • Consultar sus historiales de acciones.
  • Establecer sus permisos sobre las carpetas.

Permisos sobre carpetas de los usuarios

Una vez seleccionado un usuario, podremos ver sus permisos.

En esta ventana de permisos podremos ver todas las carpetas permitidas y prohibidas para un usuario. Con un solo click establecemos carpetas sobre las que otorgar o denegar permisos. Las carpetas permitidas aparecen en color verde.

Propagar permisos a subcarpetas: Si está marcada esta casilla, los permisos se propagan por las carpetas interiores.

Mostrar solo las permitidas

Es una función muy útil para comprobar de un solo vistazo las carpetas que un usuario tiene permitidas.

Es normal que dentro del árbol de carpetas se concedan permisos internos. Esta carpetas internas serán carpetas raíces para el usuario en cuestión, pero para un administrador o gestor le será imprescindible para ver a qué accede otro compañero.

Definir si el usuario puede permitir carpeta

Se marca para definir si el usuario pueden permitir acceso a la carpeta a otros usuarios.

Un Administrador o un usuario técnico gestiona fácilmente qué otros usuarios tienen capacidad para permitir sobre una determinada carpeta.

Gestionar los permisos sobre las carpetas de la empresa se convierte en una labor sencilla.

La experiencia demuestra que cuando el sistema de permisos es más complejo entonces acaba por no utilizarse.

La complejidad propicia el riesgo de que se abandone el control de los permisos y se acceda o se compartan contenidos no autorizados.

Las empresas han de organizar sus carpetas en función de la actividad de sus usuarios, esto se consigue otorgando permisos solo a aquellas personas que deben acceder a esas carpetas.

Visibilidad de los usuarios.

Podemos definir si un usuario puede ver a otros dentro de la misma cuenta.

Caducidad de la contraseña

Permite definir para cada usuario, cada cuanto tiempo debe cambiar la contraseña. Puede ser Nunca, Trimestral, Semestral, Anual o una fecha concreta.

Cuando la clave caduque, el usuario se verá forzado a cambiarla al entrar al sistema.

Restricción de usuarios por IP

Para empresas que necesiten restricciones de IP de usuarios, se puede definir también una o varias IPs desde donde un usuario podría conectarse.

Gestión de usuarios web

Se dispone de un panel de gestión de los Usuarios Web.

Normalmente los Usuarios Web corresponden a clientes de la empresa. Dependiendo del sector de la empresa u organización que usa Dataprius podríamos hablar de : pacientes, alumnos, proveedores, etc.

Los menús y botones son equivalentes a los de los usuarios compañeros. Se podrán dar de alta, bajas, editar, gestionar sus permios de acceso y visibilidad.

Importación y exportación de usuarios Usuarios Web (CSV)

Se dispone también de la funcionalidad de importar o exportar sus clientes o usuarios web mediante el botón de Importar si los tiene en un archivo en formato CSV.

 

Permisos de acceso a carpetas y archivos