Hay cuatro tipos de Usuarios en Dataprius.
Los permisos dependen de cada tipo.
Usuarios compañeros
Los compañeros son aquellos miembros de la empresa u organización. Son las personas que pertenecen al la red interna de la la empresa.
Con la aplicación instalada en su ordenador pueden trabajar directamente con los archivos y carpetas. Deben tener permisos sobre sus carpetas. Acceden también mediante la Web y los dispositivos móviles.
Nota: Si una carpeta no tiene permisos para nadie no será vista por ningún compañero ni en la aplicación ni en la web.
Usuarios Web
Se trata de personal externo a la empresa u organización con el que se comparte archivos o información.
Tienen el menor nivel de privilegios en el sistema. Normalmente acceden solo desde la Web o desde sus dispositivos móviles aunque pueden instalar la aplicación de escritorio.
Pueden leer y descargar los archivos que les son permitidos. Pueden subir archivos a través de la web. En la mayoría de los casos son Clientes de la empresa.
Administradores
Tienen el mayor nivel de privilegios. Tienen permisos para todo.
Puede acceder a todas las carpetas del sistema, modificar su estructura y otorgar permisos.
Es el que gestiona los Backups y borrados definitivos de la Papelera de Reciclaje.
Pueden dar de baja o de alta a cualquier usuario. También puede activar o desactivar herramientas opcionales.
Usuario técnico
Tiene permisos para todo de forma similar a un Administrador.
Se trata de un perfil técnico encargado de configuraciones del sistema.
Puede ser creado o borrado por un Administrador normal con el fin de delegar actividades como la gestión de usuarios, permisos, backups, papelera, etc.
Consideraciones sobre los tipos de usuarios
Los usuarios están segmentados en estos tres tipos para evitar confusiones y mejorar el control de lo que se comparte.
Al contrario que otros sistemas, como medida de seguridad, Dataprius no permite que los Usuarios Web puedan modificar la estructura organizada de carpetas de la empresa.
Gestión de usuarios
Desde el escritorio de Dataprius accedemos a la gestión de los usuarios.
Ninguna empresa debe exponer su estructura a modificaciones por parte de personas ajenas con las que se comparten archivos.
Gestión de usuarios compañeros
Se dispone de un panel de gestión de los usuarios tipo Compañeros.
Todo lo relacionado con la gestión de los usuario compañeros se puede realizar desde este panel.
- Altas, modificaciones y bajas de los compañeros.
- Modificar el tipo de usuario.
- Establecer caducidad de su claves de acceso.
- Establecer direcciones IP desde las que puede conectarse.
- Determinar si es visible para el resto de usuarios.
- Consultar sus historiales de acciones.
- Establecer sus permisos sobre las carpetas.
Permisos sobre carpetas de los usuarios
Una vez seleccionado un usuario, podremos ver sus permisos, sus Carpetas permitidas.
En esta ventana de permisos podremos ver todas las carpetas permitidas y prohibidas para un usuario. Con un solo click establecemos carpetas sobre las que otorgar o denegar permisos. Las carpetas permitidas aparecen en color verde.
Mostrar solo las permitidas
Es una función muy útil para comprobar de un solo vistazo las carpetas que un usuario tiene permitidas.
Es normal que dentro del árbol de carpetas se concedan permisos internos, estas carpetas pueden quedar ocultas.
Definir si el usuario puede permitir carpeta
Se marca para definir si el usuario pueden permitir acceso a la carpeta a otros usuarios.
Un Administrador o un usuario técnico gestiona fácilmente qué otros usuarios tienen capacidad para permitir sobre una determinada carpeta.
Facilidad de gestión de los permisos
Gestionar los permisos sobre las carpetas de la empresa se convierte en una labor sencilla.
La experiencia demuestra que cuando el sistema de permisos es más complejo entonces acaba por no utilizarse.
La complejidad propicia el riesgo de que se abandone el control de los permisos y se acceda o se compartan contenidos no autorizados.
Las empresas han de organizar sus carpetas en función de la actividad de sus usuarios, esto se consigue otorgando permisos solo a aquellas personas que deben acceder a esas carpetas.
Autentificación doble factor (2FA).
Dataprius dispone de 2 tipos de autentificación doble factor:
- Autenticación doble factor mediante envío de código por email.
- Autenticación doble factor mediante código de aplicación Authenticator.
Visibilidad de Usuarios
Podemos definir si un usuario puede ver a otros dentro de la misma cuenta.
Gestión de Usuarios Web
Se dispone de un panel de gestión de los Usuarios Web.
Normalmente los Usuarios Web corresponden a clientes de la empresa. Dependiendo del sector de la empresa u organización que usa Dataprius podríamos hablar de: clientes, pacientes, alumnos, proveedores, etc.
Los menús y botones son parecidos a los de los usuarios compañeros.
Se podrán dar de alta, bajas, editar, gestionar sus permisos de acceso y visibilidad.
Permisos sobre carpetas de los Usuarios Web
Los permisos sobre carpetas de los Usuarios Web definen tres aspectos diferentes.
- Acceso
- Poder editar archivos de Office
- Descargar. Si se permite o no.
Es común que las empresas quieran proporcionar un acceso para que los usuarios entren de tal forma que:
- Puedan leer documentos pero no descargarlos.
- Puedan editar documentos de Office pero no descargarlos.
Importación y exportación de usuarios Usuarios Web (CSV)
Se dispone también de la funcionalidad de importar o exportar sus clientes o usuarios web mediante el botón de Importar si los tiene en un archivo en formato CSV.
