Historiales de acciones.

Todas las acciones realizadas por los usuarios sobre los archivos y carpetas son registradas.

Este registro de acciones, el «Historial», es también denominado Workflow o Trazabilidad en otros sistemas. Las normas de Protección de Datos y las de Gestión Documental siempre incluyen la necesidad de mantener este registro de la actividad del sistema.

Seleccionando un usuario, archivo o carpeta siempre podremos ver su historial. Tendremos al usuario que realizó la acción y el momento exacto en que la realizó.

Historial de una carpeta

Señale cualquier carpeta. En el panel derecho podrá pinchar en el enlace de Historial.

Seleccionar carpeta y hacer click en el historial. Se muestra ventana con la actividad sobre los archivos realizada por los usuarios.
Ventana con la actividad sobre los archivos realizada por los usuarios en la carpeta.

Historial de un archivo

Señale el archivo y pulse en los 3 puntitos de la derecha.
Haga click en Archivo -> Historial.

Haciendo click en los puntitos del archivo y luego en Archivo, se muestra la ventana de propiedades del archivo dónde está el botón de Historial.
Click en los puntitos del archivo y luego en Archivo.
Ventana de historial del archivo.
Historial del archivo.

Además podemos obtener un informe en formato PDF del Historial.

Hacer click en el icono de pdf para generar historial del fichero en PDF.
Hacer click en el icono de pdf para generar historial del fichero en PDF.

Haciendo click en el icono de PDF obtenemos el informe.

Archivo PDF correspondiente a haber generado el informe.

Tipos de Historiales disponibles

  • Acciones realizadas por los usuarios sobre una carpeta.
  • Acciones realizadas por los usuarios sobre un archivo.
  • Todas la acciones realizadas por un usuario en concreto.
  • Cambios de permisos sobre la carpetas.

Historiales de cambios de permisos en carpetas

El sistema también mantiene un registro de los cambios de permisos sobre las carpetas. Estos historiales están disponibles en aquellos paneles de gestión de los permisos.

Ventana de permisos sobre carpetas de un usuario
Ventana de permisos sobre carpetas de un usuario
Ventana de historial de permisos a los usuarios sobre la carpeta.
Ventana de historial de permisos a los usuarios sobre la carpeta.

Historiales de permisos en carpetas cuando asignamos permisos sobre usuarios

También podemos revisar el historial de permisos cuando estamos en la ventana de asignación de permisos a los usuarios.

Ventana de asignación de permisos a usuarios sobre carpeta
Ventana de asignación de permisos a usuarios sobre carpeta
Indice