Historial de acciones. Trazabilidad.

Todas las acciones realizadas por los usuarios sobre los archivos y carpetas son registradas. Este registro de acciones, el “Historial”, es también denominado Workflow o Trazabilidad en otros sistemas. Las normas de Protección de Datos y las de Gestión Documental siempre incluyen la necesidad de mantener este registro de la actividad del sistema.

Seleccionando un archivo o carpeta siempre podremos ver su historial a través de los botones de Historial. Tendremos al usuario que realizó la acción y el momento exacto en que la realizó.

Ventana de historial de una carpeta

Además podemos obtener un informe en formato PDF del Historial de un elemento o usuario.

Los historiales o workflow son convertidos a PDF

Haciendo click en el icono de PDF obtenemos el informe.

Ejemplo del historial de un archivo en PDF

Historial de cambios de permisos de carpetas

Desde la ventana de cambios de permisos sobre usuarios o sobre carpetas disponemos del botón que nos permite ver los cambios de permisos. ¿Quién ha concecido o denegado permiso a quién y sobre qué carpeta?.

Desde el menú de usuarios. Seleccionamos el usuario que deseamos consultar y tras marcar la carpeta pulsar en Historial

Acceder al historial de cambios de permisos de un usuario sobre una carpeta

Historial de esa carpeta, que también tiene la posibilidad de exportar a PDF:

ventana mostrando los cambios de permisos de la carpeta

Desde la navegación de Carpetas en Cloud, accediendo a Permisos también se pueden consultar el historial de cambios de permisos.

Opción de compartir y establecer permisos

Acceder al historial de cambios de permisos de un usuario sobre una carpeta

 

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