Todas las acciones realizadas por los usuarios sobre los archivos y carpetas son registradas.
Este registro de acciones, el «Historial», es también denominado Workflow o Trazabilidad en otros sistemas. Las normas de Protección de Datos y las de Gestión Documental siempre incluyen la necesidad de mantener este registro de la actividad del sistema.
Seleccionando un usuario, archivo o carpeta siempre podremos ver su historial. Tendremos al usuario que realizó la acción y el momento exacto en que la realizó.
Historial de una carpeta
Señale cualquier carpeta. En el panel derecho podrá pinchar en el enlace de Historial.
Historial de un archivo
Señale el archivo y pulse en los 3 puntitos de la derecha o botón derecho del ratón -> Propiedades.
Además podemos obtener un informe en formato PDF del Historial de un elemento o usuario.
Haciendo click en el icono de PDF obtenemos el informe.
Tipos de Historiales disponibles
- Acciones realizadas por los usuarios sobre una carpeta.
- Acciones realizadas por los usuarios sobre un archivo.
- Todas la acciones realizadas por un usuario en concreto.
- Cambios de permisos sobre la carpetas.
Historiales de cambios de permisos en carpetas
El sistema también mantiene un registro de los cambios de permisos sobre las carpetas. Estos historiales están disponibles en aquellos paneles de gestión de los permisos.
Historiales de permisos en carpetas cuando asignamos permisos sobre usuarios
También podemos revisar el historial de permisos cuando estamos en la ventana de asignación de permisos a los usuarios.
