Enviar archivos y carpetas, de cualquier tamaño, en solo un instante, es muy sencillo en Dataprius.
El receptor de los archivos, la persona que recibe el email, no necesitará registrarse, no tendrá que crear una cuenta en Dataprius.
Quien reciba el email tan solo tendrá que pulsar sobre el enlace recibido.
Para enviar archivos e incluso carpetas por email basta con seleccionar los elementos y hacer click con el botón derecho del ratón.
Aspecto de los emails y personalización con logotipo de la empresa
Cuando editamos un email siempre podemos ver es aspecto que tendrá cuando llegue a los destinatarios. Es la vista previa.
El autor del email, el nombre de la empresa, la dirección de respuesta y el logotipo pueden aparecer al pie del correo.
Recordar que para todas las cuentas de pago se personalizan los correos con los logotipos de la empresa.
Ejemplos: https://dataprius.com/dataprius-personalizacion-con-logotipos-empresa.html
La personalización la lleva a cabo el personal de Dataprius, nunca la pueden hacer los usuarios, esto garantiza que nadie pueda suplantar la imagen de la empresa.
El personal de Dataprius siempre verifica la identidad de una empresa cuando contrata una cuenta. Nadie recibe nunca un email del sistema de Dataprius que haya podido ser suplantado, es garantía de autenticidad.
Ventajas generales del envío de archivos por email
- El envío es muy rápido y puede realizarlo para múltiples usuarios de su cuenta.
- Permite enviar archivos de gran tamaño en un instante. Los archivos viajan como enlaces.
- Los emails son seguros porque requieren que el receptor entre mediante conexión segura SSL para descargar el archivo.
- Recibirá un acuse de recibo real sin que el receptor tenga opción a que no se envíe.
- Sus archivos no viajan por internet ni se depositan en ningún lugar. Es el receptor el que debe descargarlos de Dataprius.
- Quedará constancia de las acciones realizadas por el receptor. Visualización o descarga de los archivos.
- Cumple con la normas de Privacidad y Protección de datos LOPD y RGPD. Incluso si el receptor usa una correo anónimo y gratuito como Gmail para acceder al archivo tendrá que descargarlo desde una conexión cifrada y controlada desde Dataprius.
Ventajas en la empresa
La principal ventaja en la empresa es que permite disponer de un sistema de control de salidas de documentos por email corporativo.
Los emails que salen del sistema son registrados. Entonces cualquier usuario de la cuenta Dataprius con permisos puede supervisar los correos enviados.
Cuando en una empresa cada usuario envía emails de forma independiente, no se tiene control sobre los documentos enviados.
Si en una empresa cada uno usa su propio Outlook, no puede haber un control de los archivos enviados. Con Dataprius si es posible.
Envío de email a usuarios registrados
Cuando se selecciona la opción de Compañeros, Usuarios web o Grupos se muestra la ventana que nos permite componer el email y seleccionar los usuarios destino.
Por motivos de control y normas de seguridad los destinatarios introducidos manualmente, escriboendo su dirección, se agregarán automáticamente a la lista de usuarios web del sistema.
Ningún usuario que accede con los archivos del sistema puede ser anónimo. El sistema en este caso los registra automáticamente.
Textos guardados y definidos para los emails
Se puede disponer de Textos prototipo a modo de plantillas.
Es habitual que las emrpesas necesiten una série de textos de uso frecuente cuando se envían emails a los clientes.
Para reutilizar un texto a modo de plantilla se utilizan los botones de ‘Textos Guardados’ y de ‘Guardar Texto’.
El texto de un email siempre puede ser guardado y ser utilizado en otro momento seleccionándolo de la lista de Textos Guardados.
Configurar Email
Podemos configurar dos elementos importantes de los correos.
- El email de respuesta
- El texto de privacidad RGPD
El email de respuesta es la dirección de correo a la que nos responderán los receptores de nuestros emails.
A la configuración de los emails se puede acceder mediante el bo´ton que existe en la ventana de «Vista Previa».
Panel de control de correos enviados
El botón de Correos Enviados nos muestra la ventana que nos permite supervisar los emails que han salido del sistema. Además puede comprobarse si los destinatarios han accedido o no.
Sugerencias
El envío de emails es una de las herramientas más potentes y útiles del sistema.
Le sugerimos que haga pruebas enviándose emails a su propia dirección de correo, así podrá comprobar cómo se reciben y familiarizarse con su funcionamiento.
El envío de emails con Dataprius le garantiza la privacidad porque sus documentos no serán enviados a correos de dudosa reputación y sus archivos no viajarán con un destino incierto.