Establecer que: cuando existan nuevos archivos en una carpeta, se envíe un email de aviso a los usuarios permitidos de dicha carpeta.
Si alguien sube archivos a una carpeta, se envía una notificación de nuevos archivos a ciertos usuarios del sistema.
Configuración de envío de avisos en la aplicación.
En la ventana de «Carpetas en Cloud», al seleccionar un carpeta siempre aparece la opción de los «Avisos» en el panel derecho.
Existen dos formas de configurar los avisos. Cada usuario de Dataprius según sus preferencias puede hacerlo de la forma que le resulte más cómoda.
- Gestión de avisos por usuarios
- Gestión de avisos por carpetas individuales.
La aplicación nos permite seleccionar una de las dos formas.
¿Cuando usar una de las dos opciones?
- Gestión por usuarios.
Cuando lo habitual es que se envíen avisos a casi todos los usuarios de nuestras carpetas.
Afecta a todas las carpetas del sistema. Se define quién recibirá avisos cuando hay nuevos archivos en cualquier carpeta.
- Gestión por carpetas individuales.
Cuando sólo queremos que se envién avisos en ciertas carpetas y para ciertos usuarios.
Se define quién recibirá avisos para cada carpeta en particular.
Esta es la opción más usada.
Configurando Avisos por Carpetas
Nos centramos en los avisos por carpetas por ser el más utilizado por las empresas usuarias de Dataprius.
La opción de Avisos por carpetas debe estar seleccionada.
Configurado Por Carpetas
A partir de haber configurado los avisos por carpetas. Cuando hagamos click sobre los avisos veremos la ventanita correspondiente a esa carpeta.
Haciendo click en Mostrar, podremos establecer los avisos para los usuarios y las carpetas en concreto.
La ventana permite de forma visual:
- Establecer si los avisos se aplican sobre una carpeta o sobre la carpeta y las subcarpetas.
- Comprobar y modificar los usuarios permitidos para cada carpeta.
- Seleccionar los usuarios concretos que recibirán avisos.
Conclusiones
Aunque las ventanas y la gestión puedan parecer complicadas, con el uso se percibe que ofrece mucha sencillez.
La ventana de avisos nos ofrece control y la posibilidad de visualizar de forma sencilla cómo están definidos los criterios.
Probarlo no lleva más de un minuto. Podemos hacerlo sobre alguna carpeta, con nuestro usuario, definiendo que se envíen avisos, basta con que subamos un archivo y veremos cómo actúa el sistema enviándonos el email de aviso.