Autoflow es una herramienta de Dataprius para el seguimiento de documentos. Tanto para proyectos como para carpetas y los usuarios con los que se comparte.
Para cualquier empresa el almacenamiento en la Nube es muy últil. Ahora se trata de disponer de sencillas herramientas que permitan gestionar lo almacenado.
Motivaciones de la utilidad
Los documentos almacenados por un empresa corresponden a información relacionada con su actividad. Además existe una ámplia gama de tipos de archivos, aquellos que corresponden a diferentes tareas que se realizan en las diferentes secciones.
Existen tipos de archivos con poca información relacionada y otros que necesitan ser gestionados en contexto.
Por ejemplo:
- Una factura.
Este es un ejemplo de archivo con un contexto de uso simple. Se sube a la Nube para compartirlo con el cliente. La información de contexto del archivo consiste en saber si el cliente ha accedido o a descargado el archivo.
- Un archivo de un proyecto.
Este caso es muy diferente del anterior. El contexto de este archivo aporta información valiosa y necesaria. Almacenar proyectos en la Nube mediante carpetas, permite el uso compartido y el acceso al proyecto por parte de los miembros del equipo. Pero las interacciones de los compañeros sobre las carpetas y archivos del proyecto aportan información últil y valiosa.
En colaboración con los clientes, el equipo de desarrollo de Dataprius se propuso proporcionar una solución sencilla para empresas de diversos sectores.
Buscar un común denominador a la necesidad de seguimiento y control de aquellos archivos y carpetas que tienen información de contexto relevante. Se trata de saber qué pasa en el ciclo de vida de los archivos y carpetas, se trata de saber qué actuaciones han realizado los usuarios.
Elementos comunes en multitud de empresas y sectores
Cuando los archivos se almacenan y se comparten en la Nube, existen dos categorías de carpetas comunes en el ámbito empresarial o de organizaciones.
Los proyectos y las carpetas de usuarios o clientes.
El concepto de Proyecto es obvio, el concepto de Paneles de Usuarios se corresponde a la necesidad de controlar qué archivos se comparten con el usuario y la actividad de este sobre ellos, esto si se piensa es común en muchas empresas.
Por tanto, la información almacenada en las carpetas puede agruparse en dos categorías distintas.
- Proyectos
- Paneles de Usuarios
Proyectos Autoflow en Dataprius
A partir de las carpetas que pertenecen a un proyecto, el sistema genera una ficha con la información básica relacionada con el las mismas.
Se crea automáticamente la ficha con:
- Campo para agregar anotaciones.
- La última actividad con las carpetas y archivos del proyecto.
- Las carpetas involucradas. Permitiendo ir directamente a sus contenidos.
- Los usuarios involucrados. Podemos acceder a su información y datos.
Paneles de Usuarios Autoflow en Dataprius
Los Paneles de Usuarios consisten en la información que vincula un usuario del sistema con sus carpetas y su actividad sobre esas carpetas.
Lo que hace Autoflow es proporcionarnos un medio sencillo y práctico para reunir de un solo vistazo la información de estos usuarios. Recordemos que esos usuarios para cada sector específico serán: clientes, pacientes, alumnos o colaboradores.
A partir de un usuario, el sistema nos genera una ficha de seguimiento con los siguientes elementos:
- Un campo para agregar anotaciones.
- La actividad más reciente de usuarios sobre los archivos y carpetas.
- Las carpetas del usuario. Con localización directa a un solo click.
Resumen
Dos nuevas herramientas basadas en la sencillez y la máxima eficacia. Con un par de clicks y sin tener que meter datos a mano, tenemos una funcionalidad de gestión muy práctica que nos amplía la utilidad del solo almacenamiento sobre carpetas y archivos.