Para enviar archivos e incluso carpetas por email basta con seleccionar los elementos y hacer click con el botón derecho del ratón.
Personalización de los emails con logotipo de la empresa
Recordar que para todas las cuentas de pago se personalizan los correos con los logotipos y textos de la empresa.
La personalización la lleva a cabo el personal de Dataprius, nunca la pueden hacer los usuarios, esto garantiza que nadie pueda suplantar la imagen de la empresa.
El personal de Dataprius siempre verifica la identidad de una empresa cuando contrata una cuenta. Nadie recibe nunca un email del sistema de Dataprius que haya podido ser suplantado, es garantía de autenticidad.
Ejemplos: https://dataprius.com/dataprius-personalizacion-con-logotipos-empresa.html
Ventajas del envío de archivos por email
- El envío es muy rápido y puede realizarlo para múltiples usuarios de su cuenta.
- Permite enviar archivos de gran tamaño en un instante. Los archivos viajan como enlaces.
- Los emails son seguros porque requieren que el receptor entre mediante conexión segura SSL para descargar el archivo.
- Recibirá un acuse de recibo real sin que el receptor tenga opción a que no se envíe.
- Sus archivos no viajan por internet ni se depositan en ningún lugar. Es el receptor el que debe descargarlos de Dataprius.
- Quedará constancia de las acciones realizadas por el receptor. Visualización o descarga de los archivos.
- Cumple con la normas de Privacidad y Protección de datos LOPD y RGPD. Incluso si el receptor usa una correo anónimo y gratuito como Gmail para acceder al archivo tendrá que descargarlo desde una conexión cifrada y controlada desde Dataprius.
Ventajas en la empresa
La principal ventaja en la empresa es que permite disponer de un sistema de control de salidas de documentos por email corporativo.
Los emails que salen del sistema son registrados. Entonces cualquier usuario de la cuenta Dataprius con permisos puede supervisar los correos enviados.
Cuando en una empresa cada usuario envía emails de forma independiente no se tiene control sobre los documentos enviados. Si en una empresa cada uno usa su propio Outlook no puede haber un control de los archivos enviados. Con Dataprius si es posible.
Envío de email a usuarios registrados
Cuando se selecciona la opción de Compañeros, Usuarios web o Grupos se muestra la ventana que nos permite componer el email y seleccionar los usuarios destino.
Por motivos de control y normas de seguridad los destinatarios introducidos se agregarán automáticamente a la lista de usuarios web del sistema. Ningún usuario que accede con los archivos del sistema puede ser anónimo. El sistema en este caso los registra automáticamente.
Pulsando en la Vista Previa podemos ver cómo llegarían los emails con enlaces adjuntos:
Plantillas de Email
Se pueden guardar plantillas de emails redactados para usarlos posteriormente. Solo hay que pulsar el botón de Guardar Plantilla.
Para cargar una plantilla solo hay que pulsar le botón superior de plantillas. Aparecerá una ventana como esta:
Panel de control de correos enviados
El botón de Correos Enviados nos muestra la ventana que nos permite supervisar los emails que han salido del sistema.
Sugerencias
El envío de emails es una de las herramientas más potentes y útiles del sistema.
Le sugerimos que haga pruebas enviándose emails a su propia dirección de correo, así podrá comprobar cómo se reciben y familiarizarse con su funcionamiento.
El envío de emails con Dataprius le garantiza la privacidad porque sus documentos no serán enviados a correos de dudosa reputación y sus archivos no viajarán con un destino incierto.